Het verzuimpercentage van de werkenden in Nederland lag in 2019 op 4,4%. In het eerste kwartaal van 2020 steeg door het Corona virus het aantal ziekmeldingen enorm en was het verzuim 5,2 %. Dat is het hoogste verzuim in zeventien jaar, meldt het Centraal Bureau voor de Statistiek op basis van voorlopige cijfers.

Duidelijkheid over regels rondom ziekte en herstel in een verzuimprotocol is juist nu extra van belang om onder de aandacht te brengen zodat je verzuimcijfers wel kloppen. Dan pas kun je gericht sturen op de verschillende soorten van verzuim.

Een belangrijk signaal waar je als organisatie altijd mee aan de slag kunt is het frequent verzuim. Meer dan 70% van het ziekteverzuim heeft te maken met gedrag en gedrag is te beïnvloeden. Dat betekent dat een groot gedeelte van het verzuim te voorkomen of te verkorten is.

Frequent verzuim

Wanneer iemand zich minimaal 3 keer in 12 maanden ziekmeldt, heb je het over frequent verzuim. De gemiddelde meldingsfrequentie in Nederland is 1. De gemiddelde Nederlander is dus 1 keer per jaar ziek, kortom 3 ziekmeldingen is al veel. Hoe vaker zich dat herhaalt hoe groter de kans op langdurig verzuim. In je verzuim protocol kan ook worden opgenomen dat bij 3 keer of meer verzuim er een gesprek zal plaatsvindt. Het is dan ook geen verassing om hierover in gesprek te gaan met je medewerker.

1. Je zaakjes op orde is het halve werk

In de praktijk blijkt zowel dat de medewerker als de manager vaak niet precies weten om hoeveel ziekmeldingen het gaat. Een betrouwbare registratie en actuele lijst voorkomen discussie over de daadwerkelijke meldingsfrequentie en medewerkers worden zich direct bewust van hun verzuim.

De kosten per zieke medewerker liggen tussen de 250- 400€ per dag (bron TNO)

2. Interesse: wat is er nou echt aan de hand

Een gesprek over verzuim vinden medewerkers en leidinggevenden ongemakkelijk. Toch is het als leidinggevende je rol om dit signaal op te pakken en daarnaast een teken van betrokkenheid naar je medewerker toe om hierover in gesprek te gaan. Het maakt duidelijk dat de medewerker gemist wordt en daarnaast is het gesprek bedoeld om de daadwerkelijke oorzaken te achterhalen van het frequent verzuim. Pas dan kan je naar oplossingen zoeken.

Het denken in mogelijkheden in plaats van beperkingen kan hierbij helpen. Openheid en vertrouwen zijn een belangrijke sleutel voor het goede gesprek. Bij -frequent- verzuim speelt er vaak veel meer dan alleen ziekte. Het is daarom belangrijk om dat boven tafel te krijgen & wat mogelijke oplossingen zouden zijn.

Onderliggende oorzaken zouden kunnen zijn; minder plezier in het werk hebben, minder goed functioneren, hoge (ervaren) werkdruk, onprettige werksfeer, geen goede samenwerking met directe collega’s, een stroeve relatie met de direct leidinggevende…. Ook niet werk gerelateerde zaken kunnen boven tafel komen waardoor mensen zich soms -onterecht- ziek melden. Denk hierbij aan vermoeidheid door de geboorte van kinderen, een uitdagende opleiding naast het werk, relatieproblemen, financiële problemen etc.

Probeer als leidinggevende in een open gesprek te inventariseren door je vragen toekomst gericht te stellen (“wat heb je nodig”). Waarbij je als leidinggevende of organisatie niet alles kan maar ook echt niet alles hoeft op te lossen. Het is juist belangrijk dat de verantwoordelijkheid voor het verzuim bij de medewerker zelf ligt en hij zelf de regie gaat nemen (wat ga jij zelf doen?) en je als leidinggevende ondersteuning kan meedenken.

Dit soort gesprekken voeren via videobellen is niet ideaal. Je mist sneller de nuance en de non verbale signalen zijn ook lastiger aan te voelen. De voorkeur is daarom om dit soort gesprekken op kantoor te voeren. Wanneer dat niet mogelijk is, i.v.m. de Corona maatregelen zorg dat je de tijd hebt voor een goede voorbereiding en de rust om het gesprek met je medewerker te kunnen voeren.

3. Maak duidelijke afspraken

Wanneer een medewerker daadwerkelijk ziek is en zijn eigen werk niet kan verrichten i.v.m. ziekte dan er sprake is van een terechte ziekmelding. Wanneer ziekte /klachten ervoor zorgen dat de medewerker zich met regelmaat ziekmeldt is dit bespreekbaar maken in een gesprek ook van belang. Wellicht kunnen taken -tijdelijk aangepast worden of kan een gesprek met de bedrijfsarts inzicht bieden wat de belastbaarheid is van de medewerker in relatie tot de klachten. Voor zowel de medewerker en de leidinggevende als het team kan dat helderheid geven over de verwachtingen en irritaties voorkomen.

Een ziek kind, mantelzorg, een verhuizing of scheiding zijn allemaal zaken die echt belastend kunnen zijn voor een medewerker maar geen reden zijn voor een ziekmelding.  Een ziekmelding gaat over dat iemand niet in staat is het werk te verrichten i.v.m. ziekte. Mee denken over mogelijke verlofmogelijkheden en met regelmaat evalueren over hoe het nou gaat kan echter wel verzuim voorkomen!

Het helpt om eerlijke en duidelijke afspraken met elkaar te maken wanneer medewerkers zich “ziekmelden” omdat het niet lukt om naar het werk te komen.

Je kunt de hulp van een derde, bijvoorbeeld de verzuimcoach inschakelen bij het voeren of voorbereiden van een frequent verzuimgesprek. Maak vooral gebruik van je Arbodienst waar de kennis en expertise zit. Voor hen is verzuim en verzuimbegeleiding “dagelijkse” kost.

Uit de praktijk

Een medewerker viel uit met stress gerelateerde klachten. De huisarts had de medewerker geadviseerd rustiger aan te doen en de medewerker meldde zich vervolgens ziek.

Samen met de leidinggevende zijn we in gesprek gegaan welke oorzaken ten grondslag lagen aan de stress. Veranderingen op het werk in combinatie met een veranderende gezinssituatie zorgden voor allerlei klachten.

De arbo-arts heeft een opbouw schema geadviseerd waar de medewerker kon herstellen door zijn eigen werkzaamheden op te pakken maar wel de taken met minder tijdsdruk. Daarnaast was de organisatie in staat om de medewerker coaching te kunnen bieden waardoor de medewerker handvatten aangereikt kreeg over zijn werk/privé balans. De medewerker besloot, in overleg met de leidinggevende zijn fulltimebaan van 4×9 uur met behulp van ouderschapsverlof om te zetten in een werkweek van 4×8 uur. De werkdag van 9 uur bleek zonder jonge kinderen goed te doen, maar in combinatie met de zorg voor jonge kinderen werd die lange dag te belastend. De klachten van de medewerker namen af; er was een duurzame oplossing gevonden en het frequente verzuim stopte.

Ziekmelden, zo kan het ook…
https://www.youtube.com/watch?v=F_klA2lI8s8