Een medewerker ziek melden ten tijde van het Coronavirus

Een ziekmelding doen in deze tijd van het Coronavirus is ingewikkelder dan normaal. Als werkgever dien je nog steeds de (medische) privacy van werknemers in acht te nemen. Onderstaande tabel kan je helpen beslissen. Neem bij twijfel gerust contact op met onze adviseurs op 088-9880988.

Situatie van je werknemer isZiek melden?Wat kun je zelf doen?
Niet in staat te werken vanwege gezondheidsklachtenJaTelefonische contact houden met medewerker
Niet in staat te werken vanwege gezondheidsklachten door het CoronavirusJaTelefonische contact houden met medewerker
Wel in staat om te werken, maar mag niet het eigen werk uitvoeren wegens ziekte of gebrekJaFaciliteer (thuis)werken. Overleg met de bedrijfsarts/ Cohesie over passend werk.
Wel in staat te werken, maar mag niet naar het werk komen vanwege overheidsmaatregelenNeeFaciliteer (thuis)werken. Beroep je op de NOW-regeling.
Wel in staat om te werken, maar medewerker moet voor kinderen zorgen i.v.m. partner in cruciaal beroepNeeFaciliteer thuiswerken en bespreek aanvullend indien gewenst normale verlofregelingen zoals kortdurend zorgverlof, ouderschapsverlof, vakantie-uren
Wel in staat om te werken, maar wil niet komen uit angst voor besmettingNeeGebruik normale verlofregelingen zoals vakantiedagen
Wel in staat om te werken, maar moet voor een zieke zorgenNeeGebruik normale verlofregelingen zoals kortdurend zorgverlof

Tip:
Veel medewerkers werken nu structureel vanuit huis en combineren hun reguliere werk met zorgtaken. Dat kan echt veeleisend zijn. Maak wederzijdse verwachtingen bespreekbaar en ook de mogelijkheden van verlofregelingen, zodat medewerkers nu tijdelijk of gedeeltelijk verlof op kunnen nemen en hiermee hun werkdag wat kunnen inkorten.

Verlof opnemen tijdens corona

Bespreek de mogelijkheden rondom verlofregelingen ook met je HR-afdeling. Er zijn veel vormen van verlof calamiteitenverlof, (kortdurend) zorgverlof, ouderschapsverlof en vakantiedagen.
Je kunt als werkgever -zoals aangegeven- ook beroep doen op het Noodfonds Overbrugging Werkgelegenheid (NOW), dat de eerdere werktijdverkorting vervangt.

Re-integratie begeleiden op afstand

Bij thuiswerken is het op afstand aansturen van je medewerkers een extra uitdaging. Daarnaast heb je ook nog je zieke medewerkers die je op afstand bij hun re-integratie ondersteunt. Het is voor iedereen een ingrijpende tijd, maar voor deze groep medewerkers is het extra belangrijk dat je goed contact houdt. Zij kunnen in deze situatie -door hun beperkingen- meer belemmerd worden in hun opbouw.

Wekelijks contact met zieke medewerkers

Zorg daarom dat je je zieke medewerkers minstens eenmaal per week spreekt, bij voorkeur op een vast moment. Normaal gesproken heb je eens in de twee weken een overleg over de voortgang van de re-integratie en zie je elkaar.  Maar medewerkers die re-integreren hebben vaak autonome taken zodat ze “rustig” hun taken en uren kunnen uitbouwen. Dit betekent dat ze ook functioneel  minder contact hebben met collega’s.

Tip: Leg het initiatief bij de medewerker, zodat hij/zij regie pakt over de afspraak

re-integratie begeleiding op afstand

Re-integratie taken

Sommige medewerkers doen kleine, losse klusjes tijdens de re-integratie. Maar door de hectiek kan er nu minder aandacht zijn voor dit werk. Juist in de opbouwfase is zingeving van belang. De kans op terugval in energie is namelijk groter wanneer je er maar een beetje bij hangt.

  • Zorg voor een vast aanspreekpunt voor de re-integratie taken. Als manager blijf je verantwoordelijk voor je medewerker, maar wellicht heef een collega net wat meer tijd en aandacht om de werkinhoud en voortgang te bespreken.
  • Zorg dat iemand ook bij stand ups of teammeetings wordt uitgenodigd en de informatie krijgt.
  • Check regelmatig of de medewerker voldoende taken heeft. Te veel taken is niet goed, maar de kans is er ook dat er te weinig taken zijn. Bespreek welke alternatieve taken de medewerker zou kunnen oppakken; dit kan bijvoorbeeld invulling geven aan teamverbinding.
    Een andere optie is het volgen van online trainingen. Deze worden ook als onderdeel van re-integratie gezien.
  • Verwijs je medewerkers door naar ons team Wellbeing om regelmatig een update te geven hoe het gaat. In combinatie met de re-integratieopbouw kan er veel onrust ontstaan. Onze medewerkers staan daarom met aandacht klaar voor de huidige, onzekere situatie.

Tip:
Als er beperkte reguliere werkzaamheden zijn door de hectiek in je organisatie, bespreek dan gerust wat de medewerker wel vanuit huis kan doen. Wanneer de situatie het fysiek en mentaal toelaat, vallen boodschappen doen voor ouderen, vrijwilligerswerk en online training ook onder re-integratie.

7 tips om Coronastress tegen te gaan

De afgelopen twee weken is er ongelooflijk veel veranderd in onze manier van leven. Even een pak melk halen, naar het sportveld of een drankje doen is niet meer vanzelfsprekend. Door het Coronavirus moeten we ons leven compleet anders in richten.

Combineer deze ingrijpende veranderingen met een constante stroom van veel informatie, onzekerheid over gezondheid en werk. Dan is het niet zo gek dat je in deze periode meer angst, stress of somberheid ervaart dan normaal.

Cohesie heeft uit een aantal bronnen 7 tips om Coronastress tegen te gaan voor je op een rijtje gezet:

tips tegen stress tijdens Corona

1. Beweeg en leef gezond

Nu we voornamelijk binnenshuis leven, zeker de mensen die in de stad wonen, kan het krijgen van genoeg beweging lastig zijn. Kijk in wat je binnen kan doen. En ga buiten wat wandelen of fietsen in de natuur wanneer het rustig is. Houdt ook hierbij rekening met een gepaste anderhalve meter afstand. Zorg daarnaast voor gezonde voeding en beperk het gebruik van alcohol.

2. Doe waar jij blij van wordt

Probeer iedere dag iets te doen wat je energie geeft. Dat vraag misschien wat van je creativiteit. Schrijf een kaart naar iemand die belangrijk voor je is, luister naar je favoriete muziek of probeer eens een nieuw recept. In deze periode van zorgen ontstaan er ook ontzettend mooie, inspirerende initiatieven die een saamhorigheidsgevoel geven. We zien grappige filmpjes en ontroerende televisie, mensen die samen een spelletje doen. Probeer dit actief op te zoeken.

3. Zorg voor structuur

We zijn steeds meer thuis en moeten veelal ook thuis werken. Nu dat langer gaat duren, is het belangrijk om een goed dagritme te creëren. Ga op vaste tijden naar bed en sta op vaste tijden ook weer op. Zorg daarnaast ook dat je op gezette tijden eet. Maak een plan voor de dag en een to-do lijst. Ook al is het maar één ding dat je vandaag wilt doen, daarmee creëer je al overzicht en een gevoel van controle.

4. Zoek steun en praat over je situatie en gevoelens

Zoek steun en afleiding in deze periode. Zoek mensen online op en ga bijvoorbeeld face timen of maak een online lunchafspraak. Tijdens kantooruren staan de medewerkers van Cohesie /Team Wellbeing klaar voor jou of collega voor een luisterend oor. Bel gerust op 088-9880988.

Wil je met een psycholoog praten dan zijn er op dit moment online initiatieven en kun je bijvoorbeeld terecht bij iPractice (Cohesie werkt hier niet direct mee samen) of Better Minds At Work.

5. Nieuwsdieet

Het is logisch dat we goed geïnformeerd willen zijn, maar zoek hier een goede balans. Check maximaal drie keer per dag het nieuws. Zorg ook dat je alleen nieuws leest van bekende en betrouwbare bronnen, zoals de Rijksoverheid, het RIVM, de NOS en de Nederlandse kwaliteitskranten. Niet alle berichtgeving is betrouwbaar en dat geeft meer onrust.

6. Verken je angsten en zet ze op papier

Hoe we ons voelen is vaak een gevolg van wat we denken. Verken daarom eens je angsten en beantwoord de volgende vragen: 

  • Wat zijn de bewijzen voor en tegen de gedachte? 
  • Klopt het wat ik denk? 
  • Zijn er alternatieve manieren om naar de situatie te kijken?
  • Helpt het mij zo om te denken?
  • Wat levert het mij op?

Plan vervolgens een moment in om je angsten en gevoelens op papier te zetten. Deze van je afschrijven kan enorm helpen.

7. Gun jezelf en elkaar de ruimte

Het constante thuiszitten kan veel stress opleveren. Gun jezelf en elkaar daarom de ruimte door je af te zonderen en iets voor jezelf te doen.

Afwisseling tussen inspanning en ontspanning is hierbij belangrijk. Doe je taken, maar neem daarna ook pauze. Zolang je geen klachten hebt, ga even naar buiten (volgens de richtlijnen RIVM). Of als je binnen bent: probeer wat ademhaling- of ontspanningsoefeningen (er is veel online aanbod) om je gedachten en gevoelens tot rust te brengen.

Wees realistisch en mild

Tenslotte, de ene dag zal beter verlopen dan de andere, we zitten in een uitzonderlijke situatie waar we onze draai moeten vinden. Stel je verwachtingen ook qua (werk/school) prestaties naar je zelf en naar anderen bij. Het belangrijkste is om deze periode zo goed mogelijk door te komen.

Tijdens kantooruren staan de medewerkers van Cohesie – Wellbeing klaar voor jou of collega voor een luisterend oor. Je kunt ons bellen op 088-9880988.

Cohesie | your company cares

Bronnen

https://www.nrc.nl/nieuws/2020/03/19/zes-tips-om-veerkrachtig-te-blijven-in-een-tijd-van-onrust-a3994305
https://www.vpro.nl/programmas/tegenlicht/lees/artikelen/tips-coronacrisis.html
https://www.vn.nl/coronastress/

Managen van je team op afstand

Langdurig thuiswerken is voor de meesten van ons een nieuwe situatie. Hoewel veel van ons wel eens een dagje thuis werken, wordt het anders nu we voor langere tijd “verplicht” thuis werken. Het is voor iedereen zoeken: waarbij de ene medewerker zich wel erg alleen voelt, is de anderen aan het stoeien om het werk gedaan te krijgen met jonge kinderen om zich heen. En hoe ga je daar als leidinggevende mee om? Hoe gaat het managen van je team op afstand in zijn werk?

Tip: heb begrip voor de verschillen
Heb aandacht voor de verschillende thuissituaties en vraag medewerkers ook echt begrip voor elkaar te hebben! Bespreek dit ook met regelmaat binnen een teammeeting en denk met elkaar mee in praktische oplossingen.

Onlineteamgevoel

Het gebruikelijke overleg van kantoor, kun je online voeren. Begin en eindig de dag bijvoorbeeld met een snelle stand-up. Door als team de dag te starten met een video call weet je waar iedereen mee bezig is en of iedereen lekker in zijn vel zit.

Persoon is bezig met managen team op afstand via telefoon en laptop met Slack

Tip:
Je kunt een “fun” channel up groep maken voor de “koffie en lunchtijd” momenten waar je ook de verjaardag kan vieren. Nodig medewerkers ook uit om mee te denken wat werkt voor jullie team. Het is ook een kans om als team in deze bijzondere tijd vanuit saamhorigheid te groeien.

Heb je veel medewerkers in je team, dan kun je ook online enquêtes gebruiken die je helpen om direct in kaart te brengen wanneer de betrokkenheid of het welzijn van het team een dipje doormaakt.

Medewerkers onderling

Stimuleer medewerkers om ook elkaar regelmatig te bellen of te chatten wanneer er vragen zijn.
Is het zinvol om een buddy systeem op te tuigen?

Tip: Bel, Skype, mail, video, app en maak een keuze met je team welke kanalen je gebruikt

Aandacht: één op één

Plan wekelijks digitale een-op-een gesprekken in, zodat je weet hoe het gaat met je individuele medewerker. Dit hoeft niet lang te zijn, maar zorg dan wel dat je die tijd gericht aandacht hebt en zorg voor duidelijkheid over je beschikbaarheid.

  • Laat de medewerker zelf jullie overleg voorbereiden en de acties/afspraken na afloop van je overleg op de mail zetten
  • Geef ook feedback en complimenten op al het werk wat gedaan wordt, maar misschien nu minder gezien wordt

Tip: maak een checklist om signalen op te vangen

  • Is er duidelijkheid over werk inhoud/hoeveelheid/doelstellingen
  • Hoe is de thuissituatie
  • Heeft medewerker vragen, zijn er bijzonderheden, kan je als manager wat doen?
  • Kan de medewerker een score geven van schaal 1-10 over zijn werkweek/zijn welzijn

Tenslotte: ook jij werkt alleen thuis! Dus zet teamspirit en zorg voor je medewerkers op de agenda van je MT en doe het samen.

3 tips om thuis te werken

Na alle commotie afgelopen weken over de kantoortuin, werken we nu gedwongen in grote getale thuis. Wat betekent dit voor ons; je werk kunnen doen, de onzekerheid, het werken midden in een gezinssituatie en hoe gaat het samenwerken met collega’s op afstand. Hoe ga je de komende weken je thuiswerksituatie zo goed mogelijk organiseren? In dit artikel geven we je 3 tips om thuis te werken die je meteen kunt toepassen.

3 tips om thuis te werken

Tip 1: Een rustige plek

Concentratie en focus is belangrijk als je je werk goed wilt doen. Maar het is een extra uitdaging met jonge/andere huisgenoten op de “werkvloer”. Zorg daarom -waar dat mogelijk is – voor een rustige plek zodat je ongestoord in blokken kunt werken. Wanneer je een gezin hebt maar geen extra kamer, zou je tijdelijk een slaapkamer kunnen inrichten als werkkamer. Daar kun je eventueel ook met meerdere huisgenoten werken.

Tip 2: Kantoor aan huis

  • Werk aan een bureau of tafel, bij voorkeur met bureaustoel, een monitor, goede verlichting en een koptelefoon met muziek/of noice cancelling.
  • Check ook of er in de werkkamer goede wifi is en installeer de juiste apps voor Skype, Whereby of Microsoft Teams.
  • Zorg ervoor dat je je snoeren en opladers veilig neerlegt.
  • Zorg dat je bij gebrek aan een verstelbare stoel of bureau regelmatig van houding wisselt en gebruik de software voor micropauzes die er zijn -juist nu- wel!

Tip 3: Afspraken met je werk en thuisteam

Maak afspraken met je collega’s en huisgenoten over je beschikbaarheid en bereikbaarheid. Spreek ook met je gezin af wanneer je echt niet gestoord mag worden. Maak dit ook visueel duidelijk. Stem met collega’s dagelijks af -aan het begin of aan het einde van de dag- zeker wanneer je dat op kantoor ook zou doen.

Tenslotte we zitten in een uitzonderlijke situatie dus geef elkaar de tijd en ruimte om te wennen aan de situatie. Vergeet niet regelmatig te evalueren.