Tips voor gezond thuiswerken

De eerste weken van thuiswerken zonder voorbereiding hebben we allemaal geïmproviseerd. De gezamenlijke zoektocht naar een rustige plek om in gesprek te gaan leverde soms hilarische situaties op. Tijdens de videogesprekken zien we werkplekken naast het droogrek; in een kledingkast of een manager op het balkon met een peuter op de knie.

Voor een paar weken gaat dat wel, maar inmiddels is de improvisatie fase echt voorbij en krijgt het thuiswerken een structurele aard. Het is daarom verstandig om als organisatie en als medewerker kritisch te kijken naar de thuis-werkplek en wat je kunt doen om klachten te voorkomen. Fysiotherapeuten krijgen namelijk sinds begin mei meer meldingen op het vlak van nek en schouderklachten. Enkele adviezen om -beeldscherm-klachten te voorkomen.

Doe alsof je echt naar je werk gaat en begin en eindig je werkdag op vaste tijden

Op tijd opstaan en ruimte in je agenda inbouwen om tussentijds te bewegen, of om klusjes in huis te doen vormt een belangrijke basis. Voordat je je laptop opengooit een klein blokje om alsof je fysiek echt naar kantoor gaat en aan het einde van dag “weer naar huis”. Het is een trucje om mentaal een echt begin & einde van de dag in te bouwen en een bijkomend voordeel is dat je al buiten bent geweest en een stuk hebt gelopen.

Pas je werkplek aan

Zorg voor een goede, ergonomische werkplek:

  1. Gebruik een ergonomisch toetsenbord, muis en stoel; check of je deze bijvoorbeeld kunt ophalen/lenen van je eigen kantoor
  2. Plaats je laptop op ooghoogte met een standaard, of op een stapel boeken
  3. Of je koopt een groot -tweedehands- scherm, die zijn er voor een relatief klein bedrag
  4. Pas je stoel aan (met een kussen in de rug of onder je zitvlak);
  5. Als je niet met je voeten plat op de grond kunt zitten, gebruik dan een voetenbankje (krukje)
  6. Gebruik een extern toetsenbord en een externe muis
  7. Ga niet voor het raam zitten of in direct zonlicht
  8. Laat – indien mogelijk –je werkplek via een foto checken

Reminders

Niet alleen je werkplek is belangrijk, maar natuurlijk ook je gedrag. De hele dag achter je laptop in dezelfde houding verhoogt het risico op klachten, ook als je een fantastische ergonomisch verantwoorde werkplek hebt. Dat weet iedereen, maar hoe bescherm je jezelf en bouw je wat goede reminders in. Enkele voorbeelden:

    1. Neem elke tien minuten een pauze van een paar seconden
    2. Bel lopend
    3. Bel in plaats van te appen of mailen
    4. Bespreek welke afspraak geschikt is voor bellen of videomeetings. Hopelijk wordt het uitzetten van je eigen beeld ook snel mogelijk, want naar jezelf kijken blijkt ook vermoeiender
    5. Bel met een headset, dan kun je ook rondlopen
    6. Op kantoor heb je ook pauzes, overleg momenten, een loopje naar de kantine of je bent op weg naar meeting. Nu zijn er veelal videosessies. Pauzes inbouwen is iets waar je nu meer -zelf- over moet nadenken en wat voor jou hierin werkt
    7. Wissel waar kan je werk af met beweging en klusjes in huis
    8. Pak i.p.v. een thermoskan of een hele fles water, een glas, zodat je weer een extra loopje hebt om deze bij te vullen
    9. Gebruik (gratis) pauzesoftware of als je die uit gewoonte weg klikt zet een timer op je telefoon
    10. Bespreek tips en trucs over welke pauzes je neemt, hoe je fit blijft binnen je team; je brengt elkaar op ideeën

Bronnen:

https://rsi-vereniging.nl/

https://www.rtlnieuws.nl/nieuws/nederland/artikel/5136076/thuiswerken-klachten-rug-arm-schouder-nek-coronavirus

3 Tips voor het voeren van een frequent verzuimgesprek

Het verzuimpercentage van de werkenden in Nederland lag in 2019 op 4,4%. In het eerste kwartaal van 2020 steeg door het Corona virus het aantal ziekmeldingen enorm en was het verzuim 5,2 %. Dat is het hoogste verzuim in zeventien jaar, meldt het Centraal Bureau voor de Statistiek op basis van voorlopige cijfers.

Duidelijkheid over regels rondom ziekte en herstel in een verzuimprotocol is juist nu extra van belang om onder de aandacht te brengen zodat je verzuimcijfers wel kloppen. Dan pas kun je gericht sturen op de verschillende soorten van verzuim.

Een belangrijk signaal waar je als organisatie altijd mee aan de slag kunt is het frequent verzuim. Meer dan 70% van het ziekteverzuim heeft te maken met gedrag en gedrag is te beïnvloeden. Dat betekent dat een groot gedeelte van het verzuim te voorkomen of te verkorten is.

Frequent verzuim

Wanneer iemand zich minimaal 3 keer in 12 maanden ziekmeldt, heb je het over frequent verzuim. De gemiddelde meldingsfrequentie in Nederland is 1. De gemiddelde Nederlander is dus 1 keer per jaar ziek, kortom 3 ziekmeldingen is al veel. Hoe vaker zich dat herhaalt hoe groter de kans op langdurig verzuim. In je verzuim protocol kan ook worden opgenomen dat bij 3 keer of meer verzuim er een gesprek zal plaatsvindt. Het is dan ook geen verassing om hierover in gesprek te gaan met je medewerker.

1. Je zaakjes op orde is het halve werk

In de praktijk blijkt zowel dat de medewerker als de manager vaak niet precies weten om hoeveel ziekmeldingen het gaat. Een betrouwbare registratie en actuele lijst voorkomen discussie over de daadwerkelijke meldingsfrequentie en medewerkers worden zich direct bewust van hun verzuim.

De kosten per zieke medewerker liggen tussen de 250- 400€ per dag (bron TNO)

2. Interesse: wat is er nou echt aan de hand

Een gesprek over verzuim vinden medewerkers en leidinggevenden ongemakkelijk. Toch is het als leidinggevende je rol om dit signaal op te pakken en daarnaast een teken van betrokkenheid naar je medewerker toe om hierover in gesprek te gaan. Het maakt duidelijk dat de medewerker gemist wordt en daarnaast is het gesprek bedoeld om de daadwerkelijke oorzaken te achterhalen van het frequent verzuim. Pas dan kan je naar oplossingen zoeken.

Het denken in mogelijkheden in plaats van beperkingen kan hierbij helpen. Openheid en vertrouwen zijn een belangrijke sleutel voor het goede gesprek. Bij -frequent- verzuim speelt er vaak veel meer dan alleen ziekte. Het is daarom belangrijk om dat boven tafel te krijgen & wat mogelijke oplossingen zouden zijn.

Onderliggende oorzaken zouden kunnen zijn; minder plezier in het werk hebben, minder goed functioneren, hoge (ervaren) werkdruk, onprettige werksfeer, geen goede samenwerking met directe collega’s, een stroeve relatie met de direct leidinggevende…. Ook niet werk gerelateerde zaken kunnen boven tafel komen waardoor mensen zich soms -onterecht- ziek melden. Denk hierbij aan vermoeidheid door de geboorte van kinderen, een uitdagende opleiding naast het werk, relatieproblemen, financiële problemen etc.

Probeer als leidinggevende in een open gesprek te inventariseren door je vragen toekomst gericht te stellen (“wat heb je nodig”). Waarbij je als leidinggevende of organisatie niet alles kan maar ook echt niet alles hoeft op te lossen. Het is juist belangrijk dat de verantwoordelijkheid voor het verzuim bij de medewerker zelf ligt en hij zelf de regie gaat nemen (wat ga jij zelf doen?) en je als leidinggevende ondersteuning kan meedenken.

Dit soort gesprekken voeren via videobellen is niet ideaal. Je mist sneller de nuance en de non verbale signalen zijn ook lastiger aan te voelen. De voorkeur is daarom om dit soort gesprekken op kantoor te voeren. Wanneer dat niet mogelijk is, i.v.m. de Corona maatregelen zorg dat je de tijd hebt voor een goede voorbereiding en de rust om het gesprek met je medewerker te kunnen voeren.

3. Maak duidelijke afspraken

Wanneer een medewerker daadwerkelijk ziek is en zijn eigen werk niet kan verrichten i.v.m. ziekte dan er sprake is van een terechte ziekmelding. Wanneer ziekte /klachten ervoor zorgen dat de medewerker zich met regelmaat ziekmeldt is dit bespreekbaar maken in een gesprek ook van belang. Wellicht kunnen taken -tijdelijk aangepast worden of kan een gesprek met de bedrijfsarts inzicht bieden wat de belastbaarheid is van de medewerker in relatie tot de klachten. Voor zowel de medewerker en de leidinggevende als het team kan dat helderheid geven over de verwachtingen en irritaties voorkomen.

Een ziek kind, mantelzorg, een verhuizing of scheiding zijn allemaal zaken die echt belastend kunnen zijn voor een medewerker maar geen reden zijn voor een ziekmelding.  Een ziekmelding gaat over dat iemand niet in staat is het werk te verrichten i.v.m. ziekte. Mee denken over mogelijke verlofmogelijkheden en met regelmaat evalueren over hoe het nou gaat kan echter wel verzuim voorkomen!

Het helpt om eerlijke en duidelijke afspraken met elkaar te maken wanneer medewerkers zich “ziekmelden” omdat het niet lukt om naar het werk te komen.

Je kunt de hulp van een derde, bijvoorbeeld de verzuimcoach inschakelen bij het voeren of voorbereiden van een frequent verzuimgesprek. Maak vooral gebruik van je Arbodienst waar de kennis en expertise zit. Voor hen is verzuim en verzuimbegeleiding “dagelijkse” kost.

Uit de praktijk

Een medewerker viel uit met stress gerelateerde klachten. De huisarts had de medewerker geadviseerd rustiger aan te doen en de medewerker meldde zich vervolgens ziek.

Samen met de leidinggevende zijn we in gesprek gegaan welke oorzaken ten grondslag lagen aan de stress. Veranderingen op het werk in combinatie met een veranderende gezinssituatie zorgden voor allerlei klachten.

De arbo-arts heeft een opbouw schema geadviseerd waar de medewerker kon herstellen door zijn eigen werkzaamheden op te pakken maar wel de taken met minder tijdsdruk. Daarnaast was de organisatie in staat om de medewerker coaching te kunnen bieden waardoor de medewerker handvatten aangereikt kreeg over zijn werk/privé balans. De medewerker besloot, in overleg met de leidinggevende zijn fulltimebaan van 4×9 uur met behulp van ouderschapsverlof om te zetten in een werkweek van 4×8 uur. De werkdag van 9 uur bleek zonder jonge kinderen goed te doen, maar in combinatie met de zorg voor jonge kinderen werd die lange dag te belastend. De klachten van de medewerker namen af; er was een duurzame oplossing gevonden en het frequente verzuim stopte.

Ziekmelden, zo kan het ook…
https://www.youtube.com/watch?v=F_klA2lI8s8

Corona kansen

Verplicht thuiswerken, vermoeiende videogesprekken; balanceren tussen werk en privé in deze Corona tijd worden we hiermee geconfronteerd. Zijn er naast alle zorgen ook positieve ontwikkelingen te halen uit Werken in Corona tijd?

Herwaardering

Alles wat vanzelfsprekend was, is afgelopen periode weggevallen. De wekelijkse teamvergadering, lunchen met een collega, tot een weekendje weg. Veel zaken waar we normaal gesproken niet over nadenken moeten we nu afwegen: wel of niet het park in, je ouders bezoeken. Doordat iedereen verplicht thuis is, zie je meer waardering voor wat direct om ons heen is, je balkon, een wandeling in de buurt. En we kunnen ons verheugen op dat we straks weer mogen trainen in groepsverband, een terrasje pakken of kunnen bijpraten met een collega op kantoor.

Aanpassingsvermogen

Darwin zei anderhalve eeuw geleden: niet de sterkste of intelligentste overleven in de natuur maar degenen met het meeste aanpassingsvermogen. Binnen enkele dagen werkte het grootste deel van Nederland vanuit huis. In een stroomversnelling, met hard werken kon veel werk toch gewoon doorgaan. Van specialist tot leraar Engels iedereen heeft geschakeld. Een unieke prestatie hoe bijvoorbeeld het onderwijs op korte termijn online werd ingericht. De snelheid en de uitvoering van alle veranderingen is misschien niet wenselijk, maar de werkomstandigheden in tijden van Corona zorgen wel voor aanpassingen en de start van een cultuuromslag in veel organisaties die zonder de urgentie nooit zo had plaatsgevonden.

Spitsuur

We missen onze collega’s en de structuur van een normale werkdag, maar er zijn maar weinig mensen die de volle treinen, files of eindeloze vergaderingen missen. Uit onderzoek van o.a. Intermediair blijkt dat 53% van de ondervraagden positief staat tegenover thuiswerken. Een volle werkweek naar kantoor zal voorlopig sowieso nog niet aan de orde zijn. Maar moeten we dat op termijn ook überhaupt wel willen?

Of is dit het moment dat we de vanzelfsprekendheid om elkaar altijd live zien ombuigen naar meer bewuste keuzes. Welke taken en welke rollen vragen er om op kantoor te zijn, wanneer is het belangrijk om elkaar echt te zien? En wanneer is het gewoon efficiënter om thuis te werken.

Minder -volle- kantoortuinen door parttime thuiswerken structureel te organiseren

Wat als we het thuiswerken echt definitief omarmen als organisaties. 49% van de medewerkers zou ook na de Coronacrisis graag deels thuis willen werken. Kantoortuinen waren op bepaalde dagen zo druk dat een deel van de medewerkers aangeeft dat dit ten koste gaat van hun efficiency. Deze Corona periode biedt de kans voor organisaties om thuiswerken structureel goed in te gaan richten. Medewerkers zouden daar ook zelf over moeten gaan meedenken; meer keuzevrijheid vraagt immers ook verantwoordelijkheid over een gezamenlijke goede invulling.

Meer aandacht voor gezonde leefstijl & fitheid

Er is veel onduidelijk over het Covid-19 virus, maar er wordt nu veel aandacht besteed aan de voordelen van een goede weerstand. Het lijkt erop dat mensen die fit zijn, minder kwetsbaar zijn om ernstig ziek te worden. Vanuit de samenleving en de gezondheidszorg komt hierdoor op dit moment veel meer focus op preventie, voorlichting en het stimuleren van een gezond leven. Veel mensen zijn nu bewuster bezig met hun gezondheid en bewegen meer. Een kans voor een meer gezonde samenleving, waar ook organisaties hun invulling aan kunnen geven.

Zou het in kaart brengen en benoemen van de positieve ontwikkelingen binnen je organisatie een manier zijn om iedereen hiervan bewust te maken en dat dat de kans biedt om op bepaalde zaken door te pakken?

Bronnen: Coronakrant, Intermediair

Een individueel reboardingsgesprek

Je hebt elkaar maanden fysiek niet gezien. Het is eigenlijk een kans om als medewerker en manager een 1-op-1 reboardingsgesprek te houden. Hoe zit de medewerker in zijn vel? Hoe kijkt hij/zij terug op de afgelopen periode?

In een recent onderzoek van de Erasmus Happiness Economics Research Organization (EHERO) gaf 11,4% van de respondenten aan gelukkiger te zijn tijdens de lockdown dan daarvoor. “Uit de resultaten blijkt dat sommige mensen het prettig vinden dat de sleur wordt doorbroken. Ze ervaren minder druk van woon-werkverkeer en sociale verplichtingen. Sommigen zien het ook als een reflectiemogelijkheid”, zegt geluksonderzoeker Indy Wijngaards. Iets wat wij ook beschreven in Reflecteren in tijden van Corona.

Vragen voor een reboardingsgesprek:

  • Hoe zit het met je energie en gezondheid?
  • Wat heb je gemist en wat niet?
  • Wie heb je gemist?
  • Waar maak je je zorgen om?
  • Wat heb je gewaardeerd aan deze organisatie en wat niet?
  • Welke verwachtingen heb je?
  • Waar ben je tegen aan gelopen? Waar had je last van?
  • Welke inzichten voor jezelf heeft de afgelopen periode je gebracht?

(People) Managers die gericht zijn op hun medewerkers zullen dit vaak al uit zichzelf doen. Maar ook voor managers die dit soort gesprekken juist lastig vinden (zeker als het niet deel uitmaakt van een formele gesprekkencyclus) is het belangrijk om nu in gesprek te gaan.

Een 1 op 1 gesprek is een mooie manier om exclusieve aandacht te hebben voor je medewerker hoe het gaat na deze bijzondere periode. Het kan er bovendien voor zorgen dat eventuele zorgpunten ook sneller boven tafel komen.

Zorgen op het vlak van verlies van baan, onzekerheid over de eigen gezondheid of die van hun directe familie, zorgen over werken en reizen in de Coronatijd, vermoeidheid etc.

Mochten die zorgpunten er zijn, hoef je niet als manager direct alle zorgen weg te nemen, maar misschien kan je wel meedenken in oplossingsrichtingen. Verlof opnemen, tijdelijk minder werken of het aanpassen van taken en werkzaamheden kan misschien net voorkomen dat een medewerker zich -op termijn- gaat ziekmelden.

Door een 1 op 1 gesprek heb je iemand weer op de radar en je medewerker weet jou ook weer te vinden. Mocht je je zorgen maken omdat er veel speelt kun je iemand door dit gesprek wat meer in de gaten houden en gericht aandacht geven. Mocht een medewerker echt minder gaan functioneren of hij dreigt misschien uit te vallen kun je sneller echt in

gesprek en ook bij een ziekmelding kun je gemakkelijker schakelen. Bespreek ook binnen je MT en met HR hoe je medewerkers zo goed mogelijk kunt ondersteunen bij het reboarden.

Bron: Happinessbureau

Gezonde keuzes nu & straks

Gezonde keuzes nu & straks

Bij een van onze opdrachtgevers staan er -normaal gesproken- elke week kratten met fruit voor medewerkers die zo een gezond tussendoortje kunnen pakken. Een gezonde levensstijl wordt daar gestimuleerd door praktische zaken als een fietsplan, korting op de sportclub, toegang tot mindfullness en een gezond aanbod in de kantine.

Maar daarnaast zijn ze ook bezig om een gezonde werkomgeving in te richten, hoe werkstress teruggedrongen kan worden en medewerkers kunnen zelf een coach inschakelen voor het verbeteren van de mentale of fysieke gezondheid. Het is een proces wat nog niet klaar is maar het belang voor het welzijn van medewerkers staat echt op de kaart

Het is een teken van goed werkgeverschap om oog te hebben voor je medewerkers, maar daarnaast is het ook een duurzame investering. Gezonde medewerkers die fit zijn, veerkracht hebben en goed functioneren hebben immers minder kans om ziek te worden.

De afgelopen jaren staat bij veel organisaties vitaliteit en duurzame inzetbaarheid op de agenda. Juist nu -wanneer organisaties financieel onder druk komen te staan- is het belangrijk om de komende periode niet te bezuinigen op de “gezonde” initiatieven maar om te blijven investeren in de gezondheid & vitaliteit -in de meest brede zin- van je medewerkers. De verantwoordelijkheid voor gezondheid en je levensstijl ligt allereerst bij iemand zelf. Toch blijkt dat wanneer je gezonde keuzes en een gezonde omgeving aanbiedt, dit stimuleert om gezonde keuzes te maken.

Een mooi voorbeeld is de Universiteit van Utrecht die twee jaar terug ervoor gekozen heeft om alle verzorgde lunches standaard vegetarisch te maken. Mocht je geen vegetarische variant willen dan kun je die wel krijgen, maar je moet het specifiek vragen. Een broodje salami ligt niet meer vanzelfsprekend op een schaal maar wordt een bewuste keuze.

3 tips om -laagdrempelig- een gezonde levensstijl te stimuleren binnen je team in tijden van Corona

  1. Doe een Corona stappen challenge met je team of start met Ommetje van de Hersenstichting
  2. Deel gezonde recepten met je collega’s en ga met je team hetzelfde -gezonde- gerecht -koken via Teams
  3. Informeer medewerkers over de mogelijkheid om individueel actief aan de slag te gaan met hun gezondheid of leefstijl. Er zijn diverse programma’s -soms aangeboden binnen je eigen organisatie- zoals ondersteuning bij het stoppen met roken, minderen met drank of gezond afvallen en meer bewegen. Daarnaast wordt sinds 2019 leefstijl coaching vergoed door veel verzekeraars.

Meer weten over leefstijl? Luister de podcast van huisarts Tamara de Weijer over leefstijl, mentale weerbaarheid en corona kilo’s

 

Bron: Voedingscentrum, RIVM, Loket gezond leven, NHG

 

https://www.loketgezondleven.nl/advies-ondersteuning/coronavirus

https://www.voedingscentrum.nl/nl/thema/coronavirus-voeding.aspx

https://www.loketgezondleven.nl/advies-ondersteuning/coronavirus/voeding

https://www.nhg.org/sites/default/files/content/nhg_org/uploads/20190219_digitaal_overzicht_onlineleefstijl.pdf

https://www.waagcoach.nl/leefstijl-tips-corona/