“Hoe goed ken je je medewerker?”

Profiel: Margreet van Egmond, verzuimcoach bij Cohesie

verzuimcoach“Aan het begin van mijn loopbaan heb ik vijf jaar in het jeugdwerk gewerkt. Ik vond het allemaal erg betuttelend – waarschijnlijk kende ik op dat moment mijn zakelijke kant nog niet zo goed. Daarna kreeg ik bij Tempo Team Professionals de ruimte om aan de slag te gaan op het snijvlak van mijn sociale achtergrond en de zakelijke dienstverlening. De ervaring die ik heb opgedaan door vanuit loopbaanbegeleiding bezig te zijn met de gevolgen van arbeidsongeschiktheid en reorganisaties, komt me nu nog steeds van pas. In 2004 begon ik als casemanager bij het toen nog kleine Cohesie voor een klant in het westen van het land.”

Het gaat om de inhoud

“Als beginnend casemanager pakte ik het papieren dossier er bij en ging ik gewoon het gesprek aan met zowel de zieke medewerker als de leidinggevende: wat zorgt er voor dat je nu niet kan werken? Wat kunnen we er aan doen om dit op te lossen? Die draai naar ‘wat je wel kan’ was op dat moment niet erg gebruikelijk in Arbo-land. Vroeger bepaalde de bedrijfsarts van de bedrijfsvereniging of je ziek was; ‘ziek zijn’ werd vervolgens uit de collectieve middelen betaald.”

Bordje van leidinggevende ligt vol

“Nu is het de verantwoordelijkheid van de werkgever om loon bij ziekte door te betalen en te zorgen voor snelle terugkeer in het arbeidsproces. Daarbij is veel op het bordje van de leidinggevende terecht gekomen. Ik vind het niet zo vreemd dat veel leidinggevenden in eerste instantie zijn teruggevallen op controle in plaats van vertrouwen. De wet Verbetering Poortwachter schreef precies voor wanneer je wat moest doen. En via HR beschikken leidinggevenden over een flink instrumentarium dat bijdraagt aan dat gevoel van controle. Denk aan functionerings- en voortgangsgesprekken, opleidingsbudgetten, beoordelingen… Van leidinggevenden werd plotseling verwacht dat ze competent waren of werden op het gebied van ziekteverzuim! En dat gaat een stuk verder dan gebruik maken van tools en instrumenten of het volgen van de wet Verbetering Poortwachter. Vaak werd er wel afgevinkt of je een functioneringsgesprek had gevoerd, maar werd de inhoud niet getoetst.”

Hoe goed ken je je medewerker?

“Een goede leidinggevende kent zijn of haar medewerkers goed, zodat je aanvoelt hoe je ze kunt benaderen. Wanneer vraag je hoe je iemand kan helpen beter in z’n vel te zitten? Wanneer raad je iemand aan om twee weken rust te nemen? Voor veel managers is dit heel lastig. Je kunt er als leidinggevende ‘last’ van hebben als mensen privé uit balans zijn: alles is met alles verweven. Maar wat mag je wel en niet vragen, wat is privé? Bij Cohesie zagen we in de praktijk dat de klassieke arbodienstverlening te vaak nog neerkwam op symptoombestrijding – hoe kan je zo snel mogelijk weer aan het werk – terwijl het echte probleem niet werd aangepakt of opgelost. De context kwam niet aan de orde. Wat maakt mensen eigenlijk ziek?”

Afwachten of in actie komen?

“Cohesie is zich de afgelopen jaren steeds meer gaan richten op de vraag wat de medewerker nodig heeft om goed om te gaan met die context. Ofwel: het nemen van verantwoordelijkheid voor gezondheid en welzijn en het zelf in actie komen, zodat je in je kracht komt te staan. Daarbij gaat het dus om meer dan alleen je werk. Het besef dat de medewerker een eigen verantwoordelijkheid voor eigen duurzame inzetbaarheid heeft – denk aan levenslang leren, gezond leven en het feit dat we langer door moeten werken – begint nu te komen. De vraag is: hoe kunnen manager en medewerker samen werken aan ‘op een gezonde manier werken’, waarbij beiden hun verantwoordelijkheid nemen?”

Je hoeft niet te wachten totdat een probleem ontstaat

“Ik zie steeds vaker dat medewerkers van onze klanten proactief naar Cohesie toekomen. Maar het ideaal is natuurlijk dat de hele organisatie de filosofie omarmt om preventief met welzijn en gezondheid aan de slag te gaan. Je hoeft – als organisatie, maar ook als leidinggevende en individuele medewerker – niet te wachten totdat er een vraag of een probleem ontstaat. Hoe is het met je, hoe zit je in je vel? Doe je nog de dingen die je leuk vindt? En durf je dat bespreekbaar te maken als manager of als medewerker, ook als het antwoord nee is op die vraag?

Onze missie als arbodienst is om aan organisaties duidelijk te maken dat je met vertrouwen in plaats van controle samen veel verder komt. Als je in een gesprek met een medewerker tot de kern kunt doordringen, gebeurt er vaak iets moois. Mensen komen dan weer tot leven. Soms is het nodig de confrontatie aan te gaan. Bijvoorbeeld door het onbespreekbare bespreekbaar maken, of om een grote brij aan zaken te ontwarren. Het stellen van de juiste vragen en het winnen van vertrouwen zijn de beste ingrediënten.”

Bewust bezig zijn met de balans

“Natuurlijk stel ik mezelf ook wel eens die vraag: houd ik werk en privé zelf wel goed in balans? Cohesie is een dynamische organisatie. Mijn manier van ‘balans houden’ is aan de ene kant ‘steady’ doorgaan met dat waarvoor ik sta – ik blijf graag trouw aan mijzelf. En aan de andere kant oog houden voor wat er allemaal om me heen verandert en daarin mee meebewegen. De combinatie van werken en de zorg voor mijn twee kinderen vraagt dat ik geregeld bij mezelf stil sta en bewust keuzes maak in wat ik wel en niet doe. En regelmatig buiten een rondje ren om mijn hoofd leeg te maken. Het is een voorrecht om in zowel het team van Cohesie als met onze klanten samen te werken. Ik krijg veel vertrouwen en daar haal ik veel energie uit. Ik vind het nog steeds erg bijzonder dat ik een poosje met iemand in zijn of haar leven mee mag lopen als het niet goed gaat – om mee te denken en aan te moedigen, totdat diegene weer in zijn of haar kracht staat.”

“Effectief communiceren is pas mogelijk als er sprake is van wederzijds vertrouwen”

Profiel: Fai Chan, bedrijfsarts bij Cohesie

communiceren“De meeste studenten geneeskunde kiezen voor een specialisatie in het ziekenhuis of de huisartsgeneeskunde. In het begin van mijn studie wilde ik internist of huisarts worden. In die tijd was het vinden van een opleidingsplek erg lastig. Per toeval kwam ik terecht in de sociale geneeskunde. Eerlijk gezegd was het geen jongensdroom van mij om bedrijfsarts te worden. In de loop der jaren heb ik het vak beter leren kennen en gaandeweg echt leren waarderen. Als ik nu naar het vak kijk, dan zeg ik dat ik het een heel mooi vak vind. En het past heel goed bij mij.”

Iedereen communiceert

“Anders dan de curatieve sector beschik ik als bedrijfsarts niet over instrumenten als scans, messen of pillen. Mijn krachtigste instrument is communicatie. Iedereen communiceert. Op zich is dit helemaal niet bijzonder. Effectief communiceren is pas mogelijk als er sprake is van wederzijds vertrouwen. Zonder vertrouwensrelatie blijft de communicatie oppervlakkig. Als ik vooraf bedenk dat ik de ander een bepaalde richting op wil bewegen, kan de ander dat ervaren als manipulatie. Er ontstaat dan weerstand. Als er dan een resultaat wordt bereikt, overstijgt het zelden het niveau van ‘pleisters plakken’. Het is best lastig om zonder oordeel het gesprek aan te gaan. Toch is dat wel altijd mijn streven. Door dat te doen krijg je vaak waardevolle informatie. Ik probeer de ander te helpen de situatie helder te analyseren. Dan kom je tot de kern van het probleem. Vervolgens is het zaak om op een integere manier samen met hem naar duurzame oplossingen te zoeken. De werkwijze van Cohesie is onder andere gebaseerd op wederzijds vertrouwen en het nemen van verantwoordelijkheid door alle partijen. In grote lijnen matcht dat goed met mijn eigen visie.”

Zo snel mogelijk weer aan het werk?

“In de praktijk zie ik vaak ineffectieve communicatie. Regelmatig zie ik het volgende patroon. Een medewerker meldt zich ziek. Vanuit de gedachte ‘verzuim is gedrag’ denkt de leidinggevende al gauw dat het verzuim, dus het gedrag van de medewerker, niet oké is. Dit moet bestreden worden. Als de bedrijfsarts de medewerker kan overtuigen dat zijn gedrag niet goed is, dan gaat hij zo snel mogelijk weer aan het werk. Ik denk dat dit een simplificatie is van de werkelijkheid, die geen recht doet aan de meeste situaties. Doorgaans meldt een medewerker zich ziek, omdat hij vastloopt in een situatie. Meestal spelen hierbij medische klachten een belangrijke rol. Als hij dan te horen krijgt dat de keuze voor ziekteverzuim niet oké is en dat hij gewoon weer aan het werk moet gaan, dan is de kans groot dat hij verder in de problemen komt. De klachten kunnen toenemen. Of er ontstaat een conflictsituatie.”

Kijk ook naar gedrag leidinggevende

“In de gedachte ‘verzuim is gedrag’ zit een kern van waarheid. Niet iedere zieke meldt zich ziek. Aan de andere kant is de keuze voor ziekteverzuim zelden volledig een vrije keuze. Ik denk dat het verstandig is de ander altijd serieus te nemen, te erkennen in zijn lijden en hem vervolgens te helpen zijn eigen problemen op te lossen. Bovendien is het zo dat het gedrag van de leidinggevende of andere personen in de nabijheid van de medewerker het verzuimtraject positief of negatief kan beïnvloeden. Dus gaat het niet alleen maar om het gedrag van de verzuimende medewerker. Als het gedrag van de leidinggevende niet effectief is, kan het verzuimverlengend werken.”

Met een andere mindset wordt er van alles mogelijk

“Als je zegt dat mensen ‘vast’ zitten in hun werk, klinkt dat alsof ze niet kunnen bewegen of een willoos slachtoffer zijn van de situatie. Het is een fundamentele keuze: wil je slachtoffer blijven of speelbal blijven van de organisatie of de maatschappij? Of wil je zelf een speler zijn die bepaalt welke kant het opgaat? De beste manier om gelukkig te worden of te zijn is door je te omringen met mensen en zaken waar je blij van wordt. Er is maar één persoon die deze keuze kan maken. Maar vanuit die mindset kan je de wereld plotseling heel anders gaan zien. Dan is er van alles mogelijk.”

communiceren“In de loop der jaren heb ik mijn eigen visie ontwikkeld. Hierbij heb ik mij vooral door het boek ‘De zeven eigenschappen van effectief leiderschap’ van Stephen Covey laten inspireren. Wat mij betreft, zijn de belangrijkste boodschappen uit het boek: doelgericht handelen, proactief zijn en altijd streven naar een win-winsituatie. Dat zijn naar mijn overtuiging de sleutels tot succes.”

Ted Talk: The happy secret to better work

Shawn Achor, oprichter van Good Think en positiviteitsgoeroe, vindt het maar onzin dat we harder moeten werken om succesvol te zijn en daardoor gelukkig. Draai het om: zorg dat je je gelukkig voelt, dan werk je productiever.

Ted talk: Ricardo Semler

Wat als jij jouw baan je leven niet meer laat beheersen? De Braziliaanse CEO Ricardo Semler beoefent een radicale vorm van corporate democratie:, van het heroverwegen van bestuursvergaderingen tot hoe werknemers hun vakantiedagen plannen (wat ze niet moeten).