Reflectie in tijden van Corona?

’s Morgens vroeg op een doordeweekse dag, midden in het bos, een moeder met 2 jonge kinderen spelen jeu de boules alsof het vakantie is. De rust en tevredenheid staat in schril contrast met de dagelijkse, zorgelijke nieuwsberichten rondom Corona en de consequenties voor de economie.

Na de eerste weken van aanpassingen in onze intelligente lock-down, worden nu de voorbereidingen opgestart hoe we ons werk met een intelligente lock-open kunnen vormgeven. En hoe zitten we er dan in?

Rennen vliegen opstaan en weer doorgaan! Of niet?

De een kan niet wachten om collega’s weer te zien op kantoor, de ander is bekaf en blij dat de basisscholen weer opengaan en weer een ander ziet als een berg tegen de files op… Maar voor ons allemaal geldt dat vele vanzelfsprekendheden, vaste structuren en vrijheden de afgelopen periode zijn weggevallen. Ons drukke leven is tot stilstand gekomen, waardoor we de laatste 6 weken meer op ons zelf zijn aangewezen geweest.

Deze periode van -verplicht thuis zijn en werken- kan aanleiding zijn tot reflectie. Reflectie op ons werk, onze relatie, ons leven. Doe ik wat ik wil doen? Hoe zie ik mijn toekomst? Het zijn wezenlijke vragen waar je geen tijd voor in de waan van de dag, maar die nu of de komende periode bij het opstarten van het “gewone leven” wel kunnen gaan spelen.

Ook al is de reflectie zoals hierboven beschreven vaak een persoonlijke zoektocht, het heeft wel degelijk invloed op het werk, het welzijn en de betrokkenheid van je medewerkers.

Stel dat je tot de conclusie komt dat je je werk vreselijk vindt, of te veel stress in je werk ervaart, je de balans werk/privé echt anders wilt nu je zoveel thuis bent geweest. Of stel je weet dat je nooit meer in een kantoortuin wilt werken of je relatie eindigt na 7 weken lock down.

Ga daarom de komende tijd in gesprek met je medewerkers over hoe het gaat, wat deze periode heeft betekend en bevraag wat hij/zij nodig heeft om goed te functioneren. Bied proactief als organisatie coaching/een sparringpartner aan, zeker wanneer je merkt dat er vragen of zorgen zijn rondom zingeving, functioneren, loopbaan of iemands welzijn.

Reflecteren lukt overigens niet als je nog in een overlevingsstand zit bijvoorbeeld wanneer je veel zorgen hebt over de gezondheid van je dierbaren of jezelf, over je financiële situatie of keihard thuis doorgewerkt hebt met jonge kinderen. Deze groep medewerkers heeft eerst ruimte, rust en vertrouwen nodig om bij te komen.

Geen overbodige luxe

Deze corona crisis heeft invloed op de veerkracht van mensen. Organisaties zullen keihard moeten knokken voor hun continuïteit. Daarvoor hebben we betrokken medewerkers nodig die fit zijn, vitaal en weerbaar. Heb juist nu extra zorg en aandacht voor je medewerkers, allereerst door als leidinggevende er echt te zijn voor je mensen. Daarnaast faciliteer -waar het kan- laagdrempelig ondersteuning; denk hierbij aan leefstijl coaching, persoonlijke ontwikkeling, een budgetcoach, loopbaanbegeleiding, sport, yoga/welzijn. Ook een preventief /vitaliteit gesprek bij de arbodienst behoort tot de mogelijkheden wanneer er zorgen zijn over de gezondheid /het welzijn van medewerkers.

Voor vragen of advies bel gerust ons team van Cohesie om hierin mee te denken.

We hebben op veel zaken nu geen vat, maar misschien is er straks ruimte -nadat alle brandjes geblust zijn- om ook als organisatie of als team na te denken of we de zaken anders willen, of we de juiste koers nog varen of te bedenken hoe de dingen die deze periode goed werkten te behouden wanneer we terug gaan naar het “gewone leven”.

Werken in tijden van Corona bij: Cohesie

Wat betekent het werken in Corona tijd voor onze eigen organisatie? Een rondje langs enkele collega’s geeft al een indruk. We zien overigens bij sommige klanten dat bloggen over de werkplek een goede re-integratie opdracht is. Collega’s interviewen over hun werkplek kan een laagdrempelige manier zijn om weer contact te hebben met collega’s en het levert een bijdrage aan het team wat nu op afstand van elkaar zit.


Karola Hooijer | Leadconsultant

Het thuiswerken is ineens een enorme omslag geweest, als Leadconsultant ben ik namelijk meestal bij klanten op locatie. Wat ik knap vind is het aanpassingsvermogen van alle collega’s, klanten en mijzelf, het is ondertussen alweer bijna ‘normaal’. Natuurlijk mis ik wel mijn collega’s, de reuring binnen bij Cohesie en mijn bezoeken bij de klanten, maar door veel videogesprekken te voeren met collega’s en klanten en door elke dag een rondje te wandelen met mijn collega Emily blijft het persoonlijk contact gelukkig aanwezig!

Mijn tips?

Videogesprekken zijn naar mijn ervaring veel intensiever dan een fysiek gesprek dus plan niet te veel afspraken achter elkaar en plan micropauzes van 5-10 minuten in na elke afspraak. Daarnaast koop ik elke week een mooie bos bloemen bij de plaatselijke bloemist, zo maak ik mijn werkplek gezelliger èn steun ik de plaatselijke ondernemer 😊


Emily Rozendaal | Planning

Opgeruimd!

Stiekem vind ik het thuiswerken wel fijn. Omdat ik alleen woon is er niemand die mij kan storen en kan ik lekker veel werk verzetten op een dag. Toch mis ik wel het praatje bij het koffieapparaat of aan de lunchtafel. Daarom ga ik vaak in de lunchpauze met collega Karola een klein rondje door het bos wandelen. Zo zijn we én in de benen én kunnen we even bijkletsen.

Mijn thuiswerk tip: ga ’s ochtends een half uurtje eerder je bed uit en begin de dag met een ochtendwandeling. Zo begin je de dag fit en fris!


Rachel Florijn | Data analist

Schermen genoeg!

Het werken met Teams vind ik ideaal! Het videobellen werkt goed. Je kunt je scherm delen met je collega en TIP: vorige week hebben we ontdekt dat je zelfs de PC besturing van je collega kunt overnemen (uiteraard met toestemming van die collega).

Ook de Teams chat werkt snel en gemakkelijk. Zaken waarvoor je normaal gesproken zou mailen, zet je nu kort in een chat. Dat scheelt weer een mail in de vaak overvolle mailboxen 😊. Zo heb ik met directe collega’s dagelijks contact om e.e.a. af te stemmen.

Ook al kijk ik uit naar de tijd dat alles achter de rug zal zijn, deze situatie heeft mij al veel geleerd over het digitaal samenwerken met klanten en collega’s.


Bas van Ooij | Arts

De werkplekken van Bas varieerden nogal aangezien hij onlangs is verhuisd. Voor consulten, heb ik uiteraard privacy nodig en zit ik alleen en verslagen werk ik uit aan de keukentafel.

De flexibele werkplek van Bas

Ik denk dat ik een van de weinigen ben, die reeds gebruik maakte van videoconsulten, ca. 1 dag per week. Het werken in Corona tijd is natuurlijk veranderd, ik werk nu 5 dagen vanuit huis. Het positieve is, dat je nog steeds continuïteit van begeleiding kunt bieden, met name voor mensen die in een sociaal isolement zijn geraakt, doordat ze bijvoorbeeld angstig zijn om naar buiten te gaan. Over het algemeen kleven er ook veel nadelen aan vast. Re-integratie loopt vaak vast, omdat er meerdere belastende activiteiten bijkomen, zoals de kinderen thuis, waardoor de mogelijkheden voor arbeid ook veranderen. Er zijn echter ook best veel mensen die vanuit huis minder prikkels krijgen en dit komt ten goede bij mensen die prikkelbaar zijn, zoals bij spanningsklachten/burn-out. Dit kan soms zelfs een snellere re-integratie opleveren. Dan is het nog afwachten, hoe het gaat als de kantoren weer opengaan.

Videobellen tijdens re-integratie

Je kunt minder snel de connectie maken bij mensen die de videoconsulten minder prettig vinden. Dat merk je zelf ook, de non-verbale communicatie is anders, je vangt minder snel signalen op die je nodig hebt om een oordeel te krijgen, zeker bij mensen met psychische klachten. Vaak krijg je ook het gevoel dat ze het korter willen houden, waardoor sommige aspecten niet goed naar boven komen. Daar komt bij de connectie soms matig is. Over het algemeen vinden mensen het wennen, maar hebben ze het tegen het einde wel een goed gevoel over.


Carla van der Meer | Coach

Dat werken thuis bevalt eigenlijk wel. Heerlijk aan mijn eettafel op een fijn zittende stoel kom ik de dag wel door. Er komt veel meer uit mijn handen dan een dag op kantoor. Ik kan veel meer focus houden.

De gesprekken met leidinggevende en medewerkers gaan ook best wel goed. De leidinggevenden lijken wel wat relaxter en er wordt meer naar elkaar geluisterd.

Waar ik mezelf wel voor heb te behoeden is dat ik stop en regelmatig pauzes neem. Daarnaast heb ik mijn laptop ook iets hoger te zetten omdat ik anders nogal krom zit. Dat is op de langere termijn niet ok voor mijn lijf. Nu toch maar even de wandelschoenen aan en even genieten van het mooie weer.

En toch was ik ook als een kind zo blij dat ik afgelopen week een dag in Voorthuizen (waar ons kantoor is) door mocht brengen. Eindelijk weer eens een aantal van mijn collega’s zien en spreken. Juist dat zien is ook voor mij ook belangrijk naast het feit dat ik daar ook echt een heerlijke werkplek heb, de lunch altijd een feestje is en ik de lammetjes mag voeren. Waar vind je nu zo’n werkplek?

Dank je wel collega…

Veel organisaties hebben de afgelopen weken ontzettend moeten schakelen om hun dienstverlening op peil te kunnen houden. De ene collega loopt op zijn tandvlees, de ander vindt het misschien best prettig om vanuit huis te werken. Hoe dan ook, er wordt sinds maart door iedereen wezenlijk anders gewerkt en lopen werk en privé meer dan ooit door elkaar heen. Het is goed om oog te blijven hebben voor het welzijn en de veerkracht van je individuele medewerkers. Maar daarnaast: hoe geef je aandacht aan je hele bedrijf en bedank je je team voor hun inzet in deze onzekere tijd?

Aandacht

Erkenning voor de inzet van je medewerkers geeft een positieve boost en aandacht daarvoor hoeft ook niet direct veel te kosten. Het gaat dus met name om het gebaar, de aandacht als organisatie door begrip te tonen voor de uitdagende situatie met bij voorkeur een persoonlijke boodschap voor je team.

Bij Cohesie kregen we afgelopen weekend een “bak er wat van” bedank-pakket.

Het was 1. een onverwachte verrassing, altijd goed… Daarnaast 2. gaf dit cadeautje erkenning voor ons harde werken en schakelvermogen om alle re-integratie afspraken -online- met onze klanten door te kunnen laten gaan. Tenslotte 3. kwam ook het Cohesie gevoel even terug, je werkt niet met iedereen samen en ook overleg heb je niet met je hele bedrijf. Door de foto’s “koekjes van eigen deeg” die op de app spontaan met elkaar werden gedeeld ontstonden direct gezellige, informele momenten die het dagelijks gemis van collega’s toch even compenseert.

Van alles is mogelijk. Van een zakje bloemzaadjes/bollen, een Tony-bedank reep tot een bloemetje. Mooiste is om met je cadeautje aan te sluiten op de waarden binnen jullie organisatie. Of je kunt het accent leggen op wat je juist in deze Corona tijd extra onder de aandacht wilt brengen. Bijvoorbeeld ontspanning door een relax-bad-pakket, een kookboek met aandacht voor gezond eten, een asperge pakket, een kleurrijke plant /bloemen voor in huis of op het balkon.

En waar mogelijk is het natuurlijk mooi om te bestellen bij je lokale middenstander, die denken graag mee en kunnen de steun nu juist goed gebruiken!

Cohesie, de andere arbodienst en ons nieuwe verzuimsysteem XpertSuite

Op maandag 16 december 2019 stappen wij over naar een nieuw verzuimsysteem dat onze klanten nog meer flexibiliteit en gemak biedt, dan ze al gewend waren bij ons oude systeem GRIP. XpertSuite is namelijk het meest complete verzuimsysteem in Nederland en biedt de ons en de klant vele voordelen.

‘Met elkaar praten’ in plaats van ‘over elkaar praten’

Stuur je op ‘oude mechanismen’ zoals macht en controle of durf je te vertrouwen op de motivatie en de talenten van medewerkers? Voor Jessie Bekkers-van Rooij, directeur-bestuurder van Woonstichting SSW in Bilthoven, staat als een paal boven water dat in de wereld van werk zich een omslag voltrekt. Jessie zet zich met haar medewerkers in om SSW verder te ontwikkelen tot een klantgedreven en lerende organisatie. De succesfactoren? “Een duidelijke stip op de horizon, vasthouden aan je doel, je medewerkers goed faciliteren, inzetten op ieders eigen verantwoordelijkheid en stap voor stap te werk gaan.”

 

klantgedreven

“Als je op zoek gaat naar vernieuwing en oude patronen in organisaties wilt doorbreken, begint het bij de leidinggevende: denk aan goed voorbeeldgedrag en reflecterend vermogen. De leidinggevenden zijn hierin de succesfactor van verandering. In de zomer van 2015 kwam ik bij SSW. De opdracht was om van SSW een meer klantgedreven organisatie te maken. Na mijn start moest ik eerst aan de slag met de financiën. Vanaf 2016 hebben we de reorganisatie voorbereid. Sindsdien is een derde van het medewerkersbestand vernieuwd. Tijdens dit proces hebben we samen met de teams ook de missie, visie en focus opnieuw vastgesteld. Met de huurder centraal en gebaseerd op onze ‘bedoeling’: zorgen voor betaalbaar en prettig wonen in vitale wijken. En met een aantal concrete doelstellingen, zoals ‘in 2021 hebben onze huurwoningen gemiddeld energielabel B’.”

 

Stap voor stap op het doel af

“Ook hebben we in multidisciplinaire teams alle functieprofielen opnieuw opgesteld. Dat was een intensief proces, waarbij onderwerpen die in de onderstroom speelden naar boven kwamen. Dat was bij vlagen pittig, maar heeft er wel voor gezorgd dat we stap voor stap dichter bij elkaar kwamen en dat iedereen binnen de organisatie nu beter begrijpt wat collega’s doen. Dit is nuttig nu de medewerkersmeer resultaatgericht en minder taakgericht aangestuurd worden. Die kanteling is belangrijk: het maakt duidelijk waarom we doen wat we doen, voor wie we dat doen en hoe belangrijk het is dat we dit met elkaar doen. Iedereen draagt bij vanuit eigen vakmanschap of ervaring. Ik zie het als mijn taak als bestuurder om de stip op de horizon steeds voor ogen te houden en de teams in die richting op weg te helpen. Een heldere focus en stap voor stap op het doel af. Sinds januari 2017 werken we vanuit de vernieuwde organisatiestructuur en we leren nog elke dag.”

“SSW is primair een duurzame huisvester, het is aan ons om er voor te zorgen dat onze huidige en toekomstige klanten prettig en betaalbaar kunnen wonen. Dat proberen we te versterken door te verbinden, onze tweede rol. Denk aan het samenwerken met ketenpartners als het gaat om sociale vraagstukken van bewoners of in de wijk. Onze derde rol is die van kennisdeler: slim gebruik maken van de informatie die we hebben over de wijken waarin onze woningen staan. Met de medewerkers gaan we in kaart brengen: wat betekenen die verschillende rollen voor jou? Hoe kan je leidinggevende die rol helpen realiseren? Wat heb je daarvoor nog nodig? Dat is de vertaalslag van de ‘why’ naar de ‘how’. Anders omgaan met elkaar en met de klant begint bij de medewerkers. Om dit allemaal in goede banen te leiden, hebben we bij SSW gelukkig een kanjer van een HR-adviseur.”

 

Vraag drie keer waarom

“Ik probeer een dienend leider te zijn en vooral te verbinden. Dat betekent tussen de mensen staan en iedereen zo goed mogelijk ondersteunen bij het uitvoeren van het werk. Soms komt dat neer op het aanreiken van kaders, structuur en stappenplannen. Soms is een luisterend oor voldoende. Onze organisatiefilosofie komt er op neer dat de leidinggevenden er zijn voor de medewerkers en de medewerkers voor de klant. We streven ernaar maatwerk te bieden aan de medewerker, zodat de medewerker maatwerk kan bieden aan de klant.”

“We zijn op dit moment ‘klantgericht’, maar nog niet klantgedreven. Soms zijn we nog een beetje defensief. Want overgaan op een nieuwe werkwijze en denken vanuit de klant vraagt om veel vertrouwen. Ook tussen collega’s. Daarom steken we nu veel energie in het elkaar leren aanspreken. Dat begint voorzichtig op gang te komen: denk aan ‘met elkaar praten’ in plaats van ‘over elkaar praten’. Ook de OR vraagt nu aan medewerkers wanneer zij met een vraag komen: heb je het zelf al opgepakt binnen de organisatie? Iedereen is volop bezig met de verandering en het nemen van verantwoordelijkheid.”

“Een van mijn drijfveren is mensen laten groeien en ontwikkelen. Mijn positie als bestuurder maakt het mogelijk om dat op grotere schaal te doen. Het gaat mij niet om macht, eerder om het hebben van invloed of impact. Een belangrijk instrument voor mij is het stellen van de juiste vragen aan mensen. In het begin gaven collega’s als feedback: ‘als ik met Jessie spreek, krijg ik alleen maar vragen’.”

 

Baas over eigen energie

“Onze economie is de afgelopen jaren een welvaartseconomie geworden. Ik ben ervan overtuigd dat we nu een transformatie doormaken waarin welzijn van mensen veel belangrijker wordt. Op dit vlak levert Cohesie een belangrijke bijdrage met haar visie op verzuim. Daarnaast hebben we ons als MT ook laten coachen: wie zijn we eigenlijk? Dat ‘elkaar beter leren kennen’ draagt bij aan een betere samenwerking en het gemakkelijker uitwisselen van denkbeelden. We voeren dat nu verder binnen de organisatie door. Zoals ook Cohesie stelt: het gaat niet over ‘kijken naar je medewerker’, maar deze ook letterlijk ‘zien’. Wie heb je tegenover je, waar let je op? Daarnaast gaan we uit van onze ‘bedoeling’, niet van procedures. Als een medewerker bijvoorbeeld is uitgevallen door een flinke griep, dan geven we iemand de ruimte en het vertrouwen om goed uit te zieken.”

“Bijna alle medewerkers hebben een vitaliteitsmeting doorlopen bij Cohesie. Uit die metingen kwam als algemeen beeld naar voren dat transitie van de organisatie de afgelopen tijd van invloed is geweest op de medewerkers. We willen graag bewustwording creëren bij de medewerkers over hun energiehuishouding. Op dit punt zijn we met name wijzer geworden over de vraag hoe ver je als werkgever moet gaan in het verbinden met de medewerker. Het is opvallend hoe groot het vertrouwen van onze medewerkers in Cohesie is. Als er aanleiding toe is, komen medewerkers zelf in actie. En als de situatie er om vraagt, faciliteren we dat vanuit SSW met ondersteuning door professionals.”

 

Rust en stabiliteit

“Binnen SSW werden voorheen de jaarplannen door managers opgesteld. Dat hebben we omgedraaid. Iedereen heeft eind 2017 zijn of haar droom voor SSW geformuleerd. Waar word je blij van, waar ga je voor? Daar was ik zelf ook mee begonnen in 2015. Mijn droom voor SSW heb ik destijds voorgelegd aan het toenmalige bestuur en de toezichthouder. Door alles wat er sinds 2015 bij SSW in gang is gezet, zie ik dat medewerkers nu meer verantwoordelijkheid nemen voor hun eigen leven, inclusief hun functioneren binnen SSW. Medewerkers komen met nieuwe initiatieven en tips voor verbetering. Een deel daarvan is een rechtstreeks gevolg van de samenwerking met Cohesie. Denk aan een cursus ademhalingstechniek voor alle collega’s of aan het zelfstandig opzetten van een verbeterde klachtenprocedure door medewerkers, nadat zij bij Landal GreenParks de kunst van klantgerichtheid hadden afgekeken.”

“De afgelopen drie jaar waren pittig voor iedereen. Dus ons jubileumjaar 2018 – inderdaad, SSW bestaat 100 jaar! – gebruiken we bewust om meer rust en stabiliteit in de organisatie te brengen. Het is de bedoeling dat iedereen hier prettig kan werken. SSW kan daar als werkgever tot op zekere hoogte voorwaarden voor scheppen. Als het niet gaat, gooien we een reddingsboei uit, maar de medewerker moet die wel zelf pakken. Ook initiatieven op het vlak van vitaliteit – denk aan wandelen in de pauze of sporten met collega’s – lopen nu vanzelf. Die eigen verantwoordelijkheid sluit helemaal aan bij de visie van Cohesie en dit wordt steeds meer door iedereen gevoeld en gewaardeerd. We zijn onderweg en al zeg ik het zelf: we liggen goed op koers.”

 

Lees ook het eerste artikel dat Cohesie samen met Woonstichting SSW maakte: “Een hiërarchische organisatie maakt mensen passief en reactief.