Nieuwsbrief Verzuim en Re-integratie Januari 2020

Duidelijkheid over compensatie transitievergoeding bij langdurige arbeidsongeschiktheid en sociale zekerheid: wat verandert er in 2020?

Wet arbeidsmarkt in balans (vanaf 1 januari 2020)

Deze nieuwe wet, de Wab, gaat per 1 januari 2020 in. Met deze wet veranderen de regels rond het ontslagrecht, flexibel werken en de te betalen WW-premies. Zie de checklist.

Persoonsgegevens delen

Na ruim een jaar sinds de invoering van de AVG krijgen we nog regelmatig vragen over het wel of niet moeten hebben van een Verwerkersovereenkomst.

Arbogegevens en de nieuwe privacywet

Algemene Verordening Gegevensbescherming

De Algemene Verordening Gegevensbescherming, ook bekend als de nieuwe Europese privacywet GDPR, vervangt de oude Wet Bescherming Persoonsgegeven (Wbp). De wet geldt al in Nederland, de handhaving van de AVG begint echter vanaf 25 mei 2018. Ruim de helft van de organisaties was afgelopen voorjaar nog niet voorbereid op de introductie (in ons land bekend als de Algemene Verordening Gegevensbescherming, AVG). Afgelopen zomer schreef het Financieele Dagblad dat Nederlandse bedrijven ‘in paniek’ zouden zijn, omdat ze niet op tijd klaar zijn met alle voorbereidingen.

De nieuwe wet geeft individuele burgers – ook werknemers dus – meer rechten en zeggenschap over hun eigen informatie. Overtredingen worden bestraft met zeer hoge boetes. Karen Siemers van Privacy Management Partners heeft voor Cohesie op een rijtje gezet wat er verandert voor HR als het gaat om het samenwerken met arbodiensten. Arbodiensten werken met persoonsgegevens en systemen, soms in de systemen van opdrachtgevers.

Verwerkers en verantwoordelijken

De AVG kent twee soorten partijen die persoonsgegevens verwerken: verwerkingsverantwoordelijke personen of organisaties en verwerkers. De eerste partij bepaalt hoe er wordt omgegaan met persoonsgegevens (doel en middelen). De verantwoordelijke is aansprakelijk voor de schade die het gevolg is van niet voldoen aan de regels, ook als die door een verwerker wordt veroorzaakt. De tweede partij verzorgt de feitelijke verwerking namens de verantwoordelijke. De verwerker heeft ook plichten en moet bijvoorbeeld zorgen voor een goede beveiliging en voor het tijdig melden van datalekken. De verwerker is alleen aansprakelijk voor eigen fouten. Het onderscheid tussen die twee partijen is in de praktijk ingewikkeld. Het idee, aldus MPP, is dat de verantwoordelijkheden daar liggen waar ze thuishoren. Daarbij wordt gekeken naar wat er in de praktijk gebeurt, niet wat er contractueel is afgesproken.

Ook het raadplegen van gegevens raakt privacy

Zowel werkgevers als arbodiensten worden in de nieuwe AVG gezien als verantwoordelijke. Wanneer de arbodienst in opdracht van de werkgever ook gegevens in systemen verwerkt, is de arbodienst tevens een verwerker – ook wanneer de arbodienst gegevens raadpleegt (dus alleen bekijkt). De arbodienst moet dan via een verwerkersovereenkomst regelen dat de werkgever geen toegang heeft tot gegevens die inbreuk op de privacy vormen. De Autoriteit Persoonsgegevens heeft op zijn beurt bepaald welke gegevens vallen onder de categorie ‘bijzondere persoonsgegevens’: daarbij gaat het om vrijwel alle gegevens die bij arbeidsverzuim spelen. Van datum ziekmelding tot afspraken met artsen en van persoonlijke omstandigheden tot en met subjectieve waarnemingen van de persoon. De meeste van deze gegevens mogen niet toegankelijk zijn voor de werkgever. De werkgever mag alleen gegevens inzien die noodzakelijk zijn voor het begeleiden van het verzuim, zoals een telefoonnummer, de verzuimduur, lopende afspraken. In de praktijk betekent dit dat de arbodienst of de bedrijfsarts moet zorgen voor een goede beveiliging en afscherming, ook als het systeem van de werkgever is.

Cohesie informeert haar klanten

Naast de nieuwe Arbowet (die al van toepassing is) zal de Algemene Verordening Gegevensbescherming vanaf 25 mei 2018 gehandhaafd worden. Beide wetten hebben impact op de samenwerking tussen Cohesie en haar klanten. Wij zullen onze klanten individueel benaderen om beide zaken in goede banen te leiden.

Nieuwe Arbowet: de belangrijkste veranderingen op een rijtje

Per 1 juli 2017 is de nieuwe Arbowet van toepassing. Daarin zijn allerlei veranderingen doorgevoerd, die gevolgen hebben voor de werkwijze van werkgevers en arbodienstverleners. In de vernieuwde Arbowet wordt de betrokkenheid van werkgevers en werknemers bij de arbodienstverlening vergroot en staat preventie nog meer centraal. Om een overzicht te krijgen van alle veranderingen heeft het ministerie van SZW een handige factsheet (bekijk pdf) opgesteld.  Maar wat de impact van de nieuwe wet nu precies is, verschilt van organisatie tot organisatie, aldus Igor Janssen.

Bij Cohesie komen regelmatig vragen binnen van werkgevers over de nieuwe Arbowet. Wanneer gaan de nieuwe regels in? In hoeverre zijn wij met alles wat we nu hebben ingericht eigenlijk wel compliant? En wat moet ik nu of straks allemaal afstemmen met de OR?

Igor Janssen - FERMM “De nieuwe Arbowet geldt voor alle werkgevers, maar de ene werkgever heeft zelf al veel meer zaken geregeld dan de ander. De uitdaging is dus in kaart te brengen wat voor jouw organisatie relevant is en wat er nog moet gebeuren om compliant te zijn,” zegt arbeidsjurist Igor Janssen. “In de nieuwe wet is meer aandacht voor preventie. Organisaties moeten de beschikbaarheid van een preventiemedewerker regelen en de OR heeft instemmingsrecht over de benoeming en de positionering. Voor de zittende preventiemedewerker hoeft dat niet?”

Afspraken vastleggen

“De wet schrijft ook voor dat OR, arbodienst en preventiemedewerker structureel moeten gaan samenwerken, vanuit de gedachte dat preventie alleen maar betekenis krijgt als medewerkers (via de OR) nauwer betrokken zijn. Werkgevers zijn verplicht om een preventiemedewerker aan te wijzen die zich bezig houdt met de dagelijkse gezondheid en veiligheid binnen de organisatie. Bij organisaties met 25 of minder werknemers mag de directeur zelf als preventiemedewerker optreden. Maar wie het ook doet: altijd geldt dat er voldoende kennis en capaciteit moet zijn.

Een belangrijk onderdeel van de nieuwe wet is dat al dit soort afspraken volgens specifieke richtlijnen moeten worden vastgelegd. Die afspraken gaan bijvoorbeeld over het open spreekuur voor medewerkers, over een klachtenprocedure en over het bezoek van de bedrijfsarts op de werkplek.” De inspectie SZW controleert de aanwezigheid en de inhoud van het basiscontract en mag een sanctie opleggen aan werkgevers zonder een dergelijk contract. Janssen: “Het is dus belangrijk te weten wat er nu al allemaal geregeld tussen arbodienst en werkgever. En wat je nog aanvullend moet gaan regelen. Welke verwachtingen heb je als werkgever van je arbodienst? Net als iedere arbodienst zal ook Cohesie met haar klanten om de tafel gaan. En wanneer moet zo’n contract zijn opgesteld?”

Hoe ga je met informatie om?

Met meer nadruk op samenwerking rondom de inzetbaarheid wordt ook communicatie en informatie-uitwisseling een issue. In de nieuwe wet staat onder meer dat de medewerker zelf naar een open spreekuur van de bedrijfsarts kan. Janssen geeft een voorbeeld: “Stel dat een medewerker van deze mogelijkheid gebruik heeft gemaakt, kan dat gesprek dan onderdeel worden van een ziekteverzuimbegeleidingsproces? In principe niet. De bedrijfsarts heeft de verantwoordelijkheid om een onderscheid te maken tussen vrijwillige en verplichte (verzuimdossier-gebonden) contacten. Er gaan geen medische gegevens van de bedrijfsarts naar de werkgever, zo schrijft de Wet Bescherming Persoonsgegevens voor, tenzij de Wet Verbetering Poortwachter dat noodzakelijk maakt. Informatie-uitwisseling met de werkgever kan de bedrijfsarts bij verzuimbegeleiding niet baseren op uitdrukkelijke toestemming gezien de een gezagsrelatie met de werkgever. Bij vrijwillige contacten tussen werknemer en bedrijfsarts ligt dat weer anders. Veel HR-professionals en managers vragen zich af hoe ze daar het beste mee om kunnen gaan.”

De second opinion

In de nieuwe Arbowet voert het recht van de werknemer op een ‘second opinion’ in. Hoe verhoudt zo’n second opinion zich tot het deskundigenoordeel dat het UWV geeft? Janssen: “De optie van de second opinion komt bijvoorbeeld aan de orde als werknemer en werkgever het niet eens zijn over wat passende arbeid is, iets waarover het UWV ook een deskundigenoordeel kan geven. De second opinion van een andere bedrijfsarts kan alleen door de werknemer worden aangevraagd, maar de werkgever moet de kosten betalen. Daarom is het ook aan de werkgever om hiervoor mogelijkheden te bieden. Maar wat als de werknemer zelf iemand wil inschakelen voor de second opinion?”

Een ander onderdeel waar de nieuwe wet expliciet over is, is dat de bedrijfsarts zich intensiever op de werkvloer mag laten zien. Met vrije toegang tot de werkplek wordt bevorderd dat de bedrijfsarts zich goed informeert over de situatie op de werkvloer. Voor werkgevers is het belangrijk goed in de gaten te houden wat zij op dit vlak van hun arbodienst kunnen verwachten.