Health & Safety at work | Nederlandse arbowetgeving in de Engelse taal

How does health & safety work in the Netherlands?

In the Netherlands, it is the employer and employees within a company who have primary responsibility for occupational health and safety policy. The government  (the Ministry of Social Affairs and Employment) is allowing companies greater leeway to customise the way they seek to promote good working conditions. All rules derive from the Working Conditions Act (Arbowet), the Working Conditions Decree (Arbobesluit) or the Working Conditions Regulations (Arboregeling) (fulltext available ). The Inspectorate SZW  is responsible for enforcing the legislation.

Some typical elements in the Dutch occupational safety and health legislation:

The employer is obliged to contract an occupational safety and health (OSH) service like Cohesie or an occupational physician. The OSH-service or the occupational physician has to perform four tasks for the employer:

  1. Assisting employees who are not able to work because of illness;
  2. Reviewing the risk assessment and evaluation;
  3. Conduction the periodic occupational health examination;
  4. Conduction the pre-employment medical examination.

Especially task number 1 is important. Because in the Netherlands the social security system obliges the employer to pay at least 70% of the salary of the employee who has fallen ill. So, it’s very costly for an employer not to pay attention to the assistance of sick employees by an OSH-service or an occupational physician.

The OSH-service or the occupational physician in the Netherlands are external organisations/specialists mostly. The Dutch employers have to designate an internal employee with some knowledge of OSH as well. This person is called a designated worker or the prevention worker. This prevention worker has to assist the employer with the risk assessment and evaluation, and also assist the work council with OSH related matters.

Each company must employ at least one health and safety officer who is able to implement the measures that focus on health and safety within a company. The director is allowed to hold the position of health and safety officer at small companies that have 25 employees or less.
The health and safety officer supports the employer in the performance of policy pertaining to safe and healthy work and is closely involved in drawing up the Risk Assessment and Evaluation (‘RI&E’). Read more about the Risk Assesment at www.rie.nl or on the website of the Online interactive Risk Assesment initiative.

Service providers for safety and health at work

An employer can make a choice from a broad range of service providers in the field of safety and health at work, like Cohesie. Inter alia for having an RI&E and the rehabilitation process checked, the employer may choose between hiring specialists from a certified working conditions service (this can also be an internal working conditions service) or engaging a certified working conditions expert not employed by a working conditions service (custom scheme: only if this has been arranged via the collective labour agreement or approved by the employee representation). A list of certified working conditions services can be found on the SBCA website. Working conditions services must employ the following disciplines: company doctor, occupational hygienist, higher safety specialist and a work and organisation expert. A company can also have itself assisted with advice concerning various other areas issued by advisors who are not certified. This not an obligation pursuant to the Working Conditions Act.

Here you’ll find more indepth & categorized information about typical Dutch rules for health & safety, including Reintegration obligations, Sick pay and Reporting employee sickness and recovery.

Want more information? Please contact Margreet van Egmond, Lead Consultant.

Nieuwsbrief Verzuim en Re-integratie Januari 2020

Duidelijkheid over compensatie transitievergoeding bij langdurige arbeidsongeschiktheid en sociale zekerheid: wat verandert er in 2020?

Wet arbeidsmarkt in balans (vanaf 1 januari 2020)

Deze nieuwe wet, de Wab, gaat per 1 januari 2020 in. Met deze wet veranderen de regels rond het ontslagrecht, flexibel werken en de te betalen WW-premies. Zie de checklist.

Persoonsgegevens delen

Na ruim een jaar sinds de invoering van de AVG krijgen we nog regelmatig vragen over het wel of niet moeten hebben van een Verwerkersovereenkomst.

Arbogegevens en de nieuwe privacywet

Algemene Verordening Gegevensbescherming

De Algemene Verordening Gegevensbescherming, ook bekend als de nieuwe Europese privacywet GDPR, vervangt de oude Wet Bescherming Persoonsgegeven (Wbp). De wet geldt al in Nederland, de handhaving van de AVG begint echter vanaf 25 mei 2018. Ruim de helft van de organisaties was afgelopen voorjaar nog niet voorbereid op de introductie (in ons land bekend als de Algemene Verordening Gegevensbescherming, AVG). Afgelopen zomer schreef het Financieele Dagblad dat Nederlandse bedrijven ‘in paniek’ zouden zijn, omdat ze niet op tijd klaar zijn met alle voorbereidingen.

De nieuwe wet geeft individuele burgers – ook werknemers dus – meer rechten en zeggenschap over hun eigen informatie. Overtredingen worden bestraft met zeer hoge boetes. Karen Siemers van Privacy Management Partners heeft voor Cohesie op een rijtje gezet wat er verandert voor HR als het gaat om het samenwerken met arbodiensten. Arbodiensten werken met persoonsgegevens en systemen, soms in de systemen van opdrachtgevers.

Verwerkers en verantwoordelijken

De AVG kent twee soorten partijen die persoonsgegevens verwerken: verwerkingsverantwoordelijke personen of organisaties en verwerkers. De eerste partij bepaalt hoe er wordt omgegaan met persoonsgegevens (doel en middelen). De verantwoordelijke is aansprakelijk voor de schade die het gevolg is van niet voldoen aan de regels, ook als die door een verwerker wordt veroorzaakt. De tweede partij verzorgt de feitelijke verwerking namens de verantwoordelijke. De verwerker heeft ook plichten en moet bijvoorbeeld zorgen voor een goede beveiliging en voor het tijdig melden van datalekken. De verwerker is alleen aansprakelijk voor eigen fouten. Het onderscheid tussen die twee partijen is in de praktijk ingewikkeld. Het idee, aldus MPP, is dat de verantwoordelijkheden daar liggen waar ze thuishoren. Daarbij wordt gekeken naar wat er in de praktijk gebeurt, niet wat er contractueel is afgesproken.

Ook het raadplegen van gegevens raakt privacy

Zowel werkgevers als arbodiensten worden in de nieuwe AVG gezien als verantwoordelijke. Wanneer de arbodienst in opdracht van de werkgever ook gegevens in systemen verwerkt, is de arbodienst tevens een verwerker – ook wanneer de arbodienst gegevens raadpleegt (dus alleen bekijkt). De arbodienst moet dan via een verwerkersovereenkomst regelen dat de werkgever geen toegang heeft tot gegevens die inbreuk op de privacy vormen. De Autoriteit Persoonsgegevens heeft op zijn beurt bepaald welke gegevens vallen onder de categorie ‘bijzondere persoonsgegevens’: daarbij gaat het om vrijwel alle gegevens die bij arbeidsverzuim spelen. Van datum ziekmelding tot afspraken met artsen en van persoonlijke omstandigheden tot en met subjectieve waarnemingen van de persoon. De meeste van deze gegevens mogen niet toegankelijk zijn voor de werkgever. De werkgever mag alleen gegevens inzien die noodzakelijk zijn voor het begeleiden van het verzuim, zoals een telefoonnummer, de verzuimduur, lopende afspraken. In de praktijk betekent dit dat de arbodienst of de bedrijfsarts moet zorgen voor een goede beveiliging en afscherming, ook als het systeem van de werkgever is.

Cohesie informeert haar klanten

Naast de nieuwe Arbowet (die al van toepassing is) zal de Algemene Verordening Gegevensbescherming vanaf 25 mei 2018 gehandhaafd worden. Beide wetten hebben impact op de samenwerking tussen Cohesie en haar klanten. Wij zullen onze klanten individueel benaderen om beide zaken in goede banen te leiden.