Handleiding Xpert Suite

Handleiding Xpert Suite van Cohesie

Selecteer een van onderstaande tabs. Alsnog vragen? Bel 088 – 988 0 988 en vraag naar Sulejman Hot.

Inloggen Ingelogd Medewerker ziek melden Hersteld melden Medewerker Dossier Trajecten dossier

Inloggen op Xpert Suite

In deze instructie leer je hoe de inlogprocedure van Xpert Suite werkt. Volg de onderstaande instructies wanneer je voor de eerste keer inlogt.

Al vaker ingelogd?

Heb je al vaker ingelogd, lees dan hieronder verder onder het kopje: ‘2. Een volgende keer inloggen’.

1. Voor de eerste keer inloggen

Om gebruik te kunnen maken van Xpert Suite heb je voor het eerste gebruik twee e-mails ontvangen van ons: met daarin een gebruikersnaam en een wachtwoord. Met deze gegevens kan je aanmelden in het systeem.

Twee-factor authenticatie

Omdat met privacygevoelige informatie wordt gewerkt, is ons systeem uitgerust met een twee-factor authenticatie. Dat wil zeggen dat er een extra beveiliging is toegepast zodat wij er zeker van zijn dat je gemachtigd bent tot toegang tot je account.

Deze extra beveiliging wordt toegepast door een unieke code die je na aanmelding in het systeem per SMS ontvangt.

Ga naar https://login.xpertsuite.nl en klik rechtsboven op INLOGGEN

Klik nu op INLOGGEN Xpert Suite
Voer in dit scherm je inlognaam en wachtwoord in die je in twee afzonderlijke e-mails hebt ontvangen van ons en klik op INLOGGEN.
Hierna verschijnt eenmalig een scherm waarin uw telefoonnummer wordt gevraagd
Voer je telefoonnummer (zonder spatie of streepje) in.
Klik op BEVESTIGINGS SMS VERSTUREN en je ontvangt vervolgens op je mobiel een SMS met een unieke code die je eveneens in dit scherm kan invoeren achter BEVESTIGINGSCODE
Klik hierna op DOORVOEREN
Indien je gebruik wilt maken van two-factor via een authenticator (Google Authenticator of Microsoft Authenthicator via Appstore of Playstore) configureer deze dan in deze stap. Indien je een sms-code voldoende vindt, druk dan op OVERSLAAN.
Bij de eerste keer inloggen verschijnt dan een scherm met een back-upcode.
Bewaar deze code goed volgens de aangegeven instructies in het scherm.
Klik daarna op DOORGAAN, je komt nu in een scherm waar wordt gevraagd om een beveiligingsvraag in te stellen.
Kies uit 1 van de beveiligingsvragen en vul een antwoord in.
Klik daarna op OPSLAAN
Hierna ben je ingelogd in Xpert Suite.

2. Een volgende keer inloggen

Na een eerste keer inloggen gaat de inlogprocedure sneller.

Ga naar de inlogpagina van Xpert Suite.
Voer hier je inlognaam en wachtwoord in die je in twee afzonderlijke e-mails hebt ontvangen en klik op INLOGGEN, in Xpert Suite verschijnt een tweede inlogscherm.
Hierna ontvang je op je mobiele telefoon een SMS met een unieke code.
Voer hier de SMS-code in en klik op INLOGGEN.
Hierna ben je ingelogd in Xpert Suite van Cohesie.

De knoppen uitgelegd

Menu’s

GOEDEMIDDAG …….. Hier word je persoonlijk verwelkomd. Indien je vragen hebt, kun je hier het nummer van onze helpdesk vinden: 088 – 988 0 988.
TRAJECTEN VERZUIM : door op een specifiek dossier te klikken kom je bij dat lopende verzuimdossier/traject.
2 a. NAAR TRAJECTEN : door op deze knop te drukken, kom je in het scherm met het totaaloverzicht van de lopende verzuimdossiers/trajecten. Op deze pagina kan je het zoeken naar specifieke dossiers verder verfijnen door middel van een zoekfilter.
TAKEN : deze knop leid je naar de pagina met openstaande taken.
ACTIES : door op één van de acties te klikken kom je op respectievelijk de volgende pagina’s:
• ZIEK : hier kan je een werknemer ziek melden.
• HERSTEL : hier kan je de werknemer gedeeltelijk of volledig hersteld melden.
• OVERZICHT TRAJECTEN : deze knop leid je naar het totaaloverzicht van de lopende verzuimdossiers/trajecten.
DOSSIER ZOEKEN : door de naam van de werknemer in de zoekbalk te typen, zoek je het dossier van de werknemer op.
5 a. UITGEBREID ZOEKEN : via deze link kan je nauwkeuriger zoeken naar een specifiek dossier
LAATST BEZOCHT : hier vind je de laatst bezochte dossiers. Indien je klikt op één van de namen, open je het desbetreffende dossier weer.

Medewerker ziek melden

Om een medewerker ziek te melden ga je als volgt te werk:

Log in op de portal van Xpert Suite. Je komt dan in het beginscherm.
Klik vervolgens rechts onder de knop ACTIES op de knop ZIEK.

Hierna kom je op scherm ZIEK MELDEN

Klik op het vergrootglas om de zieke medewerker op naam te selecteren of voer de naam van de medewerker in.
Klik vervolgens op NAAR ZIEK MELDEN. Je krijgt daarna het scherm waarin je de medewerker kunt ziek melden.

Voer nu eerst de verzuimclassificatie door een keuze te maken uit de volgende opties :
- Ziek;
- Ziek t.g.v. arbeidsongeval;
- Ziek t.g.v. ongeval met regresmogelijkheid;
- Ziek t.g.v. orgaandonatie.
Selecteer hierna de eerste ziektedag door op het kalendertje te klikken en de juiste datum aan te klikken.
Vul vervolgens het juiste verzuimpercentage in.
Klik tenslotte op OPSLAAN om de ziekmelding te registreren.

De medewerker gedeeltelijk of volledig hersteld melden

Om een medewerker gedeeltelijk of volledig hersteld te melden ga je als volgt te werk:

Log in op de portal van Xpert Suite.
Klik vervolgens rechts op de knop HERSTEL

Hierna kom je op scherm waar je het dossier van de werknemer kan opzoeken .

Klik op het vergrootglas om de zieke medewerker op naam te selecteren of voer de naam in van de medewerker.
Klik vervolgens op NAAR DOSSIER. Je krijgt nu het scherm waarin je de medewerker gedeeltelijk of volledig hersteld kunt melden.

Drie situaties van beter melden

Klik nu op de situatie A, B of C, die op jouw medewerker van toepassing is.

A. Werknemer meldt zich volledig hersteld.

Vul de laatste ziektedag in door op het kalendertje te klikken.
Eventueel kun je een toelichting geven op de betermelding.
Klik dan op TRAJECT BEEINDIGEN om de hersteldmelding door te voeren.

B. De medewerker meldt zich voor een hoger/lager percentage ziek.

Bij deze keuze, openen de invulvelden waar je:

de datum van de wijziging kunt aangeven;
het ziekteverzuimpercentage kunt aanpassen;
eventueel de verzuimclassificatie kunt bijstellen:
- Ziek;
- Ziek t.g.v. arbeidsongeval;
- Ziek t.g.v. ongeval met regresmogelijkheid;
- Ziet t.g.v. orgaandonatie.
Klik op VERZUIMPERCENTAGE WIJZIGEN om de aanpassingen door te voeren.

C. Ziektetraject voor werknemer om een andere reden beëindigen.

Wanneer er een andere reden is om het verzuimtraject te beëindigen geef je dit aan door op ZIEKTETRAJECT VOOR WERKNEMER OM EEN ANDERE REDEN BEEINDIGEN te klikken.

Geef een REDEN door in het drop-down-menu een keuze te maken.
Selecteer de DATUM van de BEËINDIGING van het ziektetraject.
Geef eventueel een toelichting op de beëindiging.
Klik op de knop TRAJECT BEËINDIGEN om de wijzigingen door te voeren.

Het dossier van de medewerker

Zoek het dossier van de medewerker op in het portal van Xpert Suite door de naam van de medewerker in te voeren of op het vergrootglas te klikken. Het laatste geeft je een overzicht van de lopende dossiers en trajecten.

Je bent nu op de pagina met het dossier van de desbetreffende medewerker.

Bovenin de adresbalk, zie je de URL van het dossier, die bestaat uit:
- de naam van je organisatie;
- vervolgens de betreffende afdeling (koffertje);
- tot slot de betreffende werknemer (poppetje).
Vanuit het OVERZICHT (zie rechtsboven in het scherm) kan je via de naastliggende tabs naar:
- de bij het dossier horende TAKEN die voor jou bedoeld zijn;
- het TRAJECTENDOSSIER (= alle documenten behorende tot dit dossier). Elders in de handleiding wordt deze tab nader toegelicht.
Onder RECENTE TRAJECTEN vind je de LOPENDE TRAJECTEN.
- Je kunt hier ook zien hoe lang het ‘traject’ al loopt; wat de verzuimclassificatie is en voor hoeveel % de werknemer nog ziekgemeld staat.
- Door rechts op de blauwe balk ALLE TRAJECTEN aan te vinken, krijg je de trajecthistorie van deze werknemer te zien.
Onder WERKNEMER staan de persoonlijke gegevens van de medewerker.
Onder TIJDELIJKE VERBLIJFPLAATS vind je, indien van toepassing, het tijdelijke adres van de werknemer.
Onder PERSOONLIJKE NOTITIES staan de notities die zijn gemaakt met betrekking tot dit dossier.
Onder CONTACTPERSONEN VAN WERKGEVER kunnen eventueel de contactpersonen in het bedrijf opgegeven worden.
Onder DIENSTVERBAND staan de gegevens daaromtrent zoals de werkuren, en de afdeling.

DOSSIERDELING is vooralsnog niet van toepassing.

Het Trajectendossier

Onder de tab TRAJECTENDOSSIER vind je alle documenten die je zelf hebt ingevuld en/of die voor je zijn klaargezet.

Onder het kopje VERZUIMXPERT DOCUMENTEN vind je de documenten die je zelf hebt aangemaakt via TAKEN of die voor je zijn klaargezet door Cohesie.

Ook vind je op deze pagina de overige documenten terug: de geïmporteerde en overzichtsdocumenten.