Als jouw werkgever een contract heeft met Cohesie, kan het goed zijn dat wij persoonsgegevens van jou als werknemer vastleggen. Bijvoorbeeld als je een verzuimmelding doet of als je wat langer ziek bent. Wij vinden het belangrijk om zorgvuldig met deze gegevens om te gaan en om jou daar helder over te informeren. Daarom hebben we deze privacyverklaring opgesteld.

Je leest hierin welke gegevens we van je vastleggen en met welk doel we dat doen. Ook lees je met wie we je gegevens delen en hoe lang we ze bewaren. Daarnaast beschrijven we welke rechten je hebt als het gaat om je persoonsgegevens. En hoe we deze gegevens beveiligen.

Wil je meer weten, neem dan gerust contact met ons op via 088 – 988 0 988 en vraag naar onze Functionaris Gegevensbescherming Erwin la Roi.

1. Wie is wie?

Als je in deze verklaring ‘je’, ‘jij’ of ‘jou(w)’, leest bedoelen we jou als werknemer van een organisatie die een contract heeft gesloten met arbodienst Cohesie.
Lees je ‘we’, ‘wij’, ‘ons’ of ‘onze’, dan bedoelen we arbodienst Cohesie. Wij zijn gevestigd aan de Baron van Nagellstraat 9 in Voorthuizen en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 32094064 en zijn verantwoordelijk voor de gegevens die we van je vastleggen.

2. Welke persoonsgegevens leggen wij vast en waarom?

Wij kunnen op verschillende momenten persoonsgegevens van jou vastleggen en gebruiken. Hieronder lees je welke momenten dat zijn, om welke gegevens het gaat en met welk doel we ze verwerken.

a. Als we een contract met jouw organisatie sluiten of als je bij jouw organisatie in dienst komt

Van de meeste van onze klanten ontvangen we een set persoonsgegevens van elke medewerker. Ook laten deze klanten het weten als er een nieuwe medewerker in dienst treedt of als een medewerker uit dienst gaat of als er wijzigingen zijn in het werknemersbestand. Wij slaan deze gegevens op in onze verzuimregistratie applicatie. Het gaat om de volgende gegevens: naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, geboortedatum, omvang contract, functie, afdeling, werkgever en bedrijfsonderdeel.

Dit doen we om te controleren of een medewerker die ons belt, daadwerkelijk bij een van onze klanten werkt. Ook gebruiken we de gegevens om je te kunnen identificeren als je bijvoorbeeld een verzuimmelding doet. Daarvoor gebruiken we je geboortedatum en kunnen ter controle nog naar wat andere gegevens vragen. Bijvoorbeeld je postcode en huisnummer.

b. Als jij of je werkgever een verzuimmelding doet

Als jij of jouw werkgever ons belt om een verzuimmelding door te geven, dan registreren we de verzuimmelding en de datum waarop deze bij ons is binnengekomen. We vragen je geen medische gegevens, bijvoorbeeld welke ziekte of klachten je hebt. Wel stellen we je vragen om te kunnen inschatten wanneer je weer in staat bent om te werken. Deze gegevens leggen we vast en gebruiken we om een advies te geven aan je werkgever. We kunnen je bijvoorbeeld vragen of je of je onder een vangnetbepaling van het UWV valt. Als dit het geval is, dan kunnen we je werkgever adviseren dat hij mogelijk recht heeft op een uitkering op grond van de ziektewet.

Als jij of je werkgever een herstelmelding doorgeeft, dan leggen we de datum daarvan vast. Mocht je na een paar dagen nog niet beter zijn, dan hebben we mogelijk weer contact. Ook dan vragen we geen medische gegevens aan je. Vertel je die gegevens uit jezelf, dan leggen we ze niet vast en delen we ze ook niet met je werkgever. Wel stellen we je vragen om te kijken of je mogelijk al enkele uren inzetbaar bent, en zo ja, waarvoor en onder welke voorwaarden (bijvoorbeeld thuis of met bepaalde hulpmiddelen). Die informatie gebruiken we om je werkgever te adviseren.

c. Als je wat langer ziek bent en contact hebt met een verzuimcoach van Cohesie

Als je wat langer dan een paar dagen ziek bent, heb je af en toe een gesprek met een van onze verzuimcoaches. De verzuimcoach ondersteunt jou en jouw werkgever bij de re-integratie.

Onze verzuimcoaches vragen geen medische gegevens aan jou of aan andere personen, zoals een arts. Ook hebben ze geen toegang tot de medische dossiers van onze arbo- en bedrijfsartsen. Wel maken ze gespreksverslagen, met daarin de gemaakte afspraken en adviezen. Deze slaan ze op met het doel om het proces te monitoren en om op basis hiervan een plan van aanpak te maken. Bij de meeste gesprekken zijn zowel jij als je werkgever aanwezig.

d. Als je wat langer ziek bent en contact hebt met een arbo- of bedrijfsarts van Cohesie

Als je wat langer dan een paar dagen ziek bent, heb je ook regelmatig een gesprek met een van onze arbo- of bedrijfsartsen. Je krijgt daarvoor een oproep, maar je kunt ook zelf contact met hen opnemen. Deze artsen leggen alle gegevens vast die je met hen deelt. Ze kunnen ook medische gegevens aan je vragen, bijvoorbeeld over de aard en oorzaak van je ziekte en de behandeling die je krijgt. Deze slaan ze op in jouw medisch dossier.

De artsen moeten zich houden aan het medisch beroepsgeheim en mogen deze gegevens vastleggen vanuit hun wettelijke taak. Dat betekent dat zij jouw gegevens niet zomaar met anderen, zoals je werkgever of een verzuimcoach, mogen delen. Ze delen alleen die gegevens, die jouw werkgever en verzuimcoach nodig hebben om hun taken goed te kunnen uitvoeren. Je leest hier meer over in paragraaf 5.

Daarnaast kan het zijn dat een stafarts toegang krijgen tot jouw dossier om te kunnen toetsen of deze voldoet aan de kwaliteitseisen die we daaraan stellen. Dit doen we niet met elk dossier, maar er wordt een selectie gemaakt van dossiers die we controleren op kwaliteit.

3. Hoe en waar bewaren we jouw gegevens?

Wij verwerken de gegevens die we hierboven hebben genoemd in een verzuimregistratie applicatie. Alleen personen met een autorisatie hebben daar toegang toe. Sommige delen van de applicatie zijn alleen toegankelijk voor bepaalde functiegroepen. Zo is er een afgeschermd gedeelte met medische dossiers, waar alleen onze arbo- en bedrijfsartsen toegang toe hebben.

Je werkgever heeft alleen toegang tot een zeer beperkt gedeelte en kan alleen algemene gegevens inzien, dit zijn de adviezen die we hem of haar gegeven hebben, of gespreksverslagen zoals omschreven bij 2c. Hij heeft nooit toegang tot medische gegevens.

4. Hoe lang bewaren we jouw gegevens?

We bewaren jouw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor we ze hebben vastgelegd. Zo is de wettelijke bewaartermijn voor medische dossiers 20 jaar. Voor beroepsgebonden ziektes kan een langere termijn gelden. De bewaartermijn voor werknemers die mogelijk met giftige stoffen in aanraking zijn gekomen is bijvoorbeeld veertig jaar na blootstelling aan de gevaarlijke stof. We houden ons aan deze wettelijke termijnen.

We bewaren de niet medische gegevens maximaal twee jaar na afronding van de verzuimbegeleiding en/of het re-integratietraject.

Als de bewaartermijn verstreken is, vernietigen we de gegevens.

5. Welke gegevens delen we met wie?

Wij kunnen jouw persoonsgegevens onder bepaalde voorwaarden met anderen delen. Hieronder lees je aan wie we ze verstrekken en om welke gegevens het dan gaat.

a. Jouw werkgever

We delen met jouw werkgever alleen de gegevens die hij nodig heeft om zijn taken op het gebied van jouw verzuimbegeleiding en re-integratie goed te kunnen uitvoeren. We delen nooit medische gegevens met hem, bijvoorbeeld over de ziekte die je hebt. Ook onze arbo- en bedrijfsartsen doen dat niet, want dat is in strijd met hun wettelijke beroepsgeheim.

Wat we wel met je werkgever delen, is informatie over:

• de werkzaamheden die je wel of niet meer kunt verrichten;
• de verwachte duur van jouw verzuim;
• de mate waarin je arbeidsongeschikt bent (gebaseerd op je mogelijkheden en functionele beperkingen en het soort werk dat je doet);
• eventuele aanpassingen, werkvoorzieningen of interventies die jouw werkgever kan treffen voor je re-integratie.

Ook kunnen we aan je werkgever de verslagen sturen van de gesprekken die we met jou en hem hebben gehad. Hierin beperken we ons tot de informatie, afspraken en adviezen over de onderwerpen die we hierboven hebben omschreven.

Daarnaast kunnen we er soms voor kiezen om een sociaal-medisch overleg te voeren met je werkgever. Het doel hiervan is afstemming over het verloop en doel van je re-integratie en kunnen adviseren aan jouw werkgever over de arbeidsomstandigheden.

Tijdens het overleg bespreken we jouw situatie en alleen de hierboven omschreven gegevens die we mogen delen met je werkgever, maar geen medische gegevens. Als we jouw situatie in zo’n overleg willen bespreken, informeren we jou daar vooraf over. Je hebt dan altijd het recht om hier bezwaar tegen te maken. In dat geval bespreken we jouw situatie niet.

Tot slot delen we algemene statische gegevens met jouw werkgever. Het gaat dan om abstracte gegevens die niet terug te voeren zijn naar jou als persoon, of naar jouw verzuimmelding. Denk bijvoorbeeld aan het aantal verzuimmeldingen bij jouw organisatie of de gemiddelde duur van het verzuim. Deze gegevens delen we met het doel om jouw werkgever te helpen een gericht preventiebeleid te voeren.

b. Het UWV

Wij zijn wettelijk verplicht om op verzoek van het UWV gegevens over zieke of arbeidsongeschikte werknemers te verstrekken, die zij nodig hebben voor de uitvoering van hun taken. Als het UWV daarom vraagt, kunnen we ook gegevens over jouw gezondheid aan hen geven. We geven dan alleen de gegevens die strikt noodzakelijk zijn. Een machtiging is hiervoor niet nodig.

c. Een onafhankelijke arbeidsdeskundige

Als je langdurig ziek bent, kan onze arbo- of bedrijfsarts een onafhankelijke arbeidsdeskundige inschakelen. In dat geval geeft hij aan deze persoon jouw contactgegevens en die van je werkgever, maar nooit medische gegevens De arbeidsdeskundige kan diverse gesprekken met jou of jouw werkgever voeren. Ook geeft de arts hem een lijst met de beperkingen die je hebt.

d. Een andere arbodienst

Als jouw organisatie overstapt naar een andere arbodienst, kan de bedrijfsarts van de nieuwe arbodienst bij ons jouw dossier opvragen. Dit mag hij alleen doen als hij jouw schriftelijke toestemming hiervoor heeft.

e. Wetenschappelijk onderzoek

Soms werken we mee met wetenschappelijk onderzoek. In dat geval kunnen we gegevens van jou en andere werknemers aan de onderzoekers verstrekken. We maken deze gegevens altijd anoniem, zodat ze niet meer tot jou als persoon te herleiden zijn.

6. Van wie ontvangen we de gegevens?

In de meeste gevallen ontvangen we de persoonsgegevens die we gebruiken, van jezelf of van je werkgever. In paragraaf 2 lees je om welke gegevens het gaat en met welk doel we deze vastleggen. Soms hebben onze arbo- of bedrijfsartsen gegevens nodig van jouw huisarts of medisch specialist. In dat geval zullen ze altijd jouw toestemming vragen om die gegevens te verkrijgen.

7. Hoe beveiligen we jouw gegevens?

Om jouw persoonsgegevens te beveiligen hebben we diverse technische en organisatorische maatregelen genomen. De keuze van deze maatregelen hebben we gebaseerd op de beschikbare technologie, de uitvoeringskosten, het soort persoonsgegevens dat we vastleggen, en de risico’s die daaraan verbonden zijn.

Enkele voorbeelden van beveiligingsmaatregelen die we hebben genomen:

1. Wij verwerken de persoonsgegevens in een verzuimregistratie applicatie die alleen toegankelijk is voor mensen die daar een autorisatie voor hebben. Bij sommige onderdelen is de toegang beperkt tot bepaalde functiegroepen. Zo is het medische gedeelte van de applicatie alleen toegankelijk voor onze artsen.
2. Medewerkers van Cohesie die een autorisatie voor de verzuimregistratie applicatie krijgen, moeten een geheim­hou­dings­verklaring ondertekenen. Bij nalatigheid en schending van de geheimhoudingsplicht treffen we disciplinaire maatregelen.

In het kader van onze ISO-certificering voert een externe partij eenmaal per jaar een audit bij ons uit op de naleving van de wet- en regelgeving en op de uitvoering van ons kwaliteitssysteem. Ook de naleving van ons privacyreglement maakt daar onderdeel van uit.

8. Wat kun je doen als je je gegevens wilt inzien?

Als wij persoonsgegevens van jou hebben verwerkt, heb jij het recht om deze in te zien. In dat geval moet je ons een schriftelijk verzoek sturen. We laten je dan binnen een maand weten of wij persoonsgegevens van je hebben verwerkt. Zo ja, dan stuurt onze arbo- of bedrijfsarts je een overzicht van de verwerkte gegevens. Het kan zijn dat we je eerst vragen om je te identificeren, voordat we je verzoek in behandeling nemen.

9. Wat kun je ons nog meer vragen?

Naast het recht op inzage in je gegevens, heb je ook de volgende rechten:

1. Je mag ons vragen om persoonsgegevens van jou te verbeteren of aan te vullen, als deze feitelijk onjuist of onvolledig zijn.
2. Je mag ons vragen om bepaalde persoonsgegevens van jou te verwijderen. Dit kan niet altijd. Maar we zullen dit bijvoorbeeld doen als:
   – deze gegevens onjuist of onvolledig zijn;
   – deze gegevens niet meer nodig zijn voor de doelen waarvoor wij ze hebben verwerkt;
   – wij de gegevens onrechtmatig hebben verwerkt;
   – de wettelijke bewaartermijn van deze gegevens is verstreken.
3. Je mag bezwaar maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens.
4. Je mag ons vragen om het gebruik van jouw persoonsgegevens te beperken.

In alle gevallen moet je dit verzoek of bezwaar schriftelijk indienen, met een kopie van een geldig legitimatiebewijs. We laten je dan binnen een maand onze beslissing weten. Als we je verzoek of bezwaar afwijzen, laten we je weten waarom. Wijzen we je verzoek of bezwaar toe, dan voeren we het zo snel mogelijk uit.

Tot slot kan het zijn dat je ons expliciet toestemming hebt gegeven om bepaalde persoonsgegevens op te slaan, bij anderen op te vragen of aan anderen te verstrekken. Deze toestemming mag je altijd intrekken.

10. Wat kun je doen als je een privacy klacht hebt?

Heb je een klacht op het gebied van je privacy, dan vragen we je om deze klacht eerst aan ons te melden, zodat we samen een oplossing kunnen zoeken. Je kunt dit doen door een bericht te sturen naar erwin.la.roi@cohesie.nl of door te bellen naar 088-9880988.

Daarnaast heb je altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit kun je doen op de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

11. Waar vind je meer informatie over hoe wij omgaan met jouw gegevens?

We hebben een privacyreglement, waaraan al onze medewerkers zich moeten houden. Hierin staat uitgebreid beschreven hoe we je privacy waarborgen, welke beveiligingsmaatregelen we hebben genomen en op welke wetten en regels we ons baseren. Je kunt het reglement opvragen via erwin.la.roi@cohesie.nl.

12. Kunnen wij deze privacyverklaring wijzigen?

Wij kunnen deze privacyverklaring wijzigen. Daarom adviseren we je om regelmatig te controleren of er wijzigingen zijn. Als we iets wijzigen, dan vermelden we dat op onze website.

Deze privacyverklaring versie 1.1 is voor het laatst gewijzigd op 25 maart 2020.